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Boîte à outils Excel

2.2 Créer sa feuille de calcul


TABLE DES MATIÈRES


2.2.1 Débuter avec les feuilles de calculs

Pour commencer, voici quelques recommandations générales :

  • Dans la mesure du possible, organisez vos données dans une seule et même base de données avec des colonnes et des lignes adjacentes. Commencez une nouvelle base de données dans le coin supérieur gauche de la feuille de calcul et compléter en descendant vers le bas de la feuille, plutôt qu’en travers.

  • Quand vous construisez votre base de données, ne sautez pas de lignes ou de colonnes simplement pour “espacer” l’information.

  • Réservez une colonne vide à gauche de la base de données pour les en-têtes de colonnes.

  • Réservez une ligne vide au sommet de la table pour les en-têtes des colonnes.

2.2.2 Les différents types de données

Excel classe les observations de votre base de données entrées dans la feuille de calcul selon 3 catégories : du texte, une valeur ou une formule.

  • Formule : le logiciel la calcule aussitôt, puis affiche le résultat dans la cellule de la feuille de calcul

  • Texte : ce type de données est automatiquement aligné contre le bord gauche de la cellule. Si le texte est plus long que la cellule, il déborde sur la ou les cellules à droite, aussi longtemps que celles-ci sont vides. En pratique, la plupart des entrées de texte (appelées aussi intitulés) sont des combinaisons de lettres et de ponctuations, ou de lettres et de chiffres

  • Valeur : une valeur est toujours calée à droite. Si elle est trop grande pour tenir dans la cellule, Excel la convertit automatiquement en notation scientifique.

2.2.3 Gérer les colonnes et les lignes de la feuille de calcul

Il est possible d’ajouter des colonnes ou des lignes à votre base de données existante. Par exemple, pour ajouter une colonne après la première colonne de votre base de données, il suffit de placer le curseur dans la colonne située à la droite de celle que vous souhaitez ajouter, de cliquer dans une des cellules de cette colonne puis de sélectionner Insérer, puis Colonne entière. La nouvelle colonne s’ajoute sur la gauche.

Pour supprimer une colonne (ou une ligne) de la base de données, il suffit de faire un clic-droit sur une des cellules appartenant à la colonne (ligne) que l’on souhaite supprimer puis sélectionner Supprimer, puis Colonne entière (Ligne entière).

2.2.4 Utiliser des formules simples

Lorsque la formule a été correctement élaborée, elle renvoie le résultat recherché dès sa validation. Par la suite, elle réagira en temps réel à toutes les modifications apportées aux cellules dont elle dépend.

Vous indiquez à Excel que vous tapez une formule – et non du texte ou une valeur – en commençant la saisie par le signe = (égal). Il précède toutes les formules, même les plus élémentaires comme SOMME ou MOYENNE.

Voir la section 4 sur l’analyse de données.

D’autres formules simples se basent sur une série de valeurs ou de références de cellules contenant des valeurs. Ces dernières sont séparées par un ou plusieurs des opérateurs mathématiques suivants :

Opérateur mathématique Signification
+ Addition
- Soustraction
* Multiplication
/ Division
^ Puissance

Par exemple, pour créer dans la cellule C2 une formule qui multiplie la valeur contenue dans la cellule B2, vous taperez la formule suivante : =A2*B2.

Exemple Instructions
image info Pour entrer cette formule dans la cellule C2, suivez ces étapes :
1. Cliquez sur la cellule C2,
2. Entrez la formule en entier =A2*B2 dans la cellule,
3. Pressez la touche Entrée.

Certains outils de collecte de données stockent les données liées aux questions à choix multiples dans une même cellule. Dans ce cas, les données doivent être réparties dans des cellules distinctes sur la même ligne. Les données ci-dessous illustrent ce cas de figure : la variable waterTreatmentMethod réunie l’ensemble des réponses dans une même cellule.

Après avoir validé la formule =A2*B2 dans la cellule C2, Excel affiche le résultat selon les valeurs actuellement contenues dans les cellules A2 et B2. La grande force du tableur réside dans la possibilité de recalculer immédiatement et automatiquement la formule dès qu’une des cellules dépendant d’une formule est modifiée.

De nombreuses formules que vous créerez effectueront plus d’une opération mathématique. Excel les exécute de la gauche vers la droite selon un ordre hiérarchique strict, qui est en fait l’ordre naturel des opérations arithmétiques. La multiplication et la division sont prioritaires sur l’addition et la soustraction et, de ce fait, effectuées en premier, même si ces opérations ne figurent pas en tête dans la formule (lors d’une lecture de gauche à droite).

Ci-après un exemple :

= A2+B2*\C2

Si la cellule A2 contient le nombre 10, la cellule B2 le nombre 100 et la cellule C2 le nombre 2, Excel calcule la formule de la manière suivante :

= 10+100 * 2

Ici, Excel commence par multiplier 100 par 2, ce qui donne 200, puis il ajoute 10, ce qui donne 210. Si vous souhaitez qu’Excel effectue l’addition entre les valeurs des cellules A2 et B2 avant de procéder à la multiplication du résultat par la valeur de la cellule C2, vous devez mettre l’addition entre parenthèses, comme suit :

= (A2+ B2) * C2

Les erreurs de formule

Il peut arriver que la formule ne fonctionne pas comme vous le souhaitez, lorsque, au lieu de voir apparaître le résultat attendu, la cellule affiche un étrange message en majuscules précédé d’un dièse # et terminé par un point d’exclamation ! ou un point d’interrogation ?.

Type d’erreur Cause probable
#DIV/0! Se produit lorsqu’un élément de la formule doit être divisé par le contenu d’une cellule dont la valeur est 0 ou, ce qui est le plus souvent le cas, lorsque cette cellule est vide. En mathématiques, la division par zéro est une aberration.
#NOM? Se produit lorsque la formule se réfère à un nom de plage qui n’existe pas dans le classeur. Ce type d’erreur apparaît lorsque vous faites une faute de frappe en tapant le nom ou lorsque du texte utilisé dans une formule n’est pas placé entre guillemets, ce qui laisse croire à Excel qu’il s’agit d’un nom de plage.
#NUL! Se produit le plus souvent lorsque vous insérez un espace, au lieu du point-virgule utilisé pour séparer les références de cellules utilisées comme arguments pour les fonctions.
#NOMBRE! Se produit lorsqu’Excel rencontre dans la formule un problème avec un nombre, comme un type d’argument erroné dans une fonction ou un calcul qui produit un nombre trop grand ou trop petit pour être représenté dans la feuille de calcul.
#REF! Se produit lorsqu’Excel rencontre une référence de cellule non valide. C’est le cas lorsque vous supprimez une cellule utilisée par une formule ou, dans certains cas, quand vous collez des cellules par-dessus celle à laquelle se réfère la formule.
#VALEUR! Se produit lorsque vous utilisez le mauvais type d’argument ou d’opérateur dans une fonction, ou lors de l’appel à une opération mathématique qui se réfère à des cellules contenant du texte.

Saisir automatiquement ses données

Afin de vous aider à la saisie des données au sein de la feuille de calcul, vous pouvez utiliser la saisie semi-automatique : il s’agit d’une sorte de mémoire qui anticipe la frappe selon ce que vous avez commencé à taper et qui ne fonctionne qu’avec du texte (pas avec les chiffres ou les formules). Lorsque vous entrez du texte, la saisie semi-automatique recherche si, ailleurs dans la colonne, du texte commençant par les mêmes lettres existe déjà. Si c’est le cas, elle complète aussitôt votre saisie, vous évitant ainsi d’avoir à taper le reste.

image info

Recopie automatique

Il arrive très fréquemment que l’on doive créer, au sein de la base de données, une série de chiffres ou de dates qui se suivent. Vous devez par exemple entrer les 12 mois de l’année dans un classeur ou bien créer une liste de bénéficiaires de 1 à 100. Il vous suffit de taper dans deux cellules les deux premières valeurs de la série puis de tirer la poignée de recopie (en forme de croix noire) vers la droite pour incrémenter sur une ligne, ou vers le bas pour incrémenter dans une colonne.

Calculer automatiquement la somme

Le bouton Somme (∑) présent dans le groupe Édition de l’onglet Accueil du Ruban permet de calculer rapidement la somme, la moyenne, le compte, les valeurs maximale et minimale d’une liste tout en sélectionnant la plage de cellules correspondantes. Il suffit simplement de cliquer sur la cellule où l’on souhaite que la somme soit affichée puis Excel sélectionne automatiquement la plage de cellules à utiliser. Si nécessaire, il est possible de corriger cette sélection en tirant le pointeur de la cellule par-dessus la plage à sélectionner.