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Boîte à outils Excel

2.3 Sauvegarder son travail


TABLE DES MATIÈRES


2.3.1 Stocker ses données

Il est important de sauvegarder son travail à intervalles réguliers, ce qui vous évitera de devoir tout recommencer en cas de problème. Pour faciliter les sauvegardes, vous pouvez enregistrer rapidement votre travail en cliquant sur l’icône en forme de disquette (s’il s’agit d’un premier enregistrement du fichier, Excel ouvrira la fenêtre Enregistrez-sous afin de déterminer le lieu de stockage du fichier).

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2.3.2 Récupérer automatiquement ses fichiers

Il est possible de configurer Excel afin qu’il effectue automatiquement des sauvegardes à fréquence régulière, par exemple toutes les 10 minutes, à un emplacement déterminé qui pourra être consulté en cas de besoin.

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2.3.3 Nommer ses fichiers

Faites-en sorte que le nom de vos fichiers soient succincts et précis. Vous pouvez par exemple nommer vos fichiers de manière thématique :

Classement par sujet (sujet_date_version.extension)enqueteKAP_20210614_V01.xls

Enregistrez vos fichiers sous différents noms (par exemple, EnquêteKap_2021.06.14_V01, EnquêteKap_2021.06.14_V02, etc.). De cette façon, si vous devez revenir à une version antérieure, pour quelques raisons que ce soit, il sera beaucoup plus facile de le faire.

Élément Règle Exemple
Description du document Brève description du document (en quelques mots) EnquêteKap_2021.06.14_V01
Séparateur Utilisez des séparateurs pour faciliter la lecture. Espace ou _ ou .
Date Date de création du document, date de l’événement Différents formats possibles tels que :
AAAAMMJJ ou AAAAMM ou JJMMAA
Version du document Distingue les différentes versions d’un document, signalées par un “V” majuscule suivi de deux chiffres ; version provisoire (VP) et la version finale (VF), version validée (VV). Un nouveau document créé à partir d’une version finale doit être sauvegardé sous un nouveau nom de manière à ne pas écraser la version précédente. EnquêteKap_2021.06.14_V01

2.3.4 Récupérer les fichiers non enregistrés

Supposons maintenant que vous travaillez sur votre base de données et que vous le fermiez par mégarde, sans enregistrer le tout. Vous pouvez vous rendre dans le menu Fichier, sous Informations puis Gérer le classeur afin de sélectionner l’option vous permettant de récupérer vos fichiers non enregistrés.

2.3.5 Utiliser le cloud OneDrive

Excel propose une solution de stockage à distance. Les données sont ainsi stockées sur des serveurs distants permettant d’y avoir accès depuis un autre poste de travail.

À retenir

  • Conseil 1 : On fait tenir toutes ses données sur une seule feuille de calcul. Pas question de dispatcher ses données dans plusieurs onglets de son tableur, et encore moins dans plusieurs fichiers. Répétons-le : un seul tableau pour vos données.

  • Conseil 2 : On respecte la mise en page. La feuille de calcul se remplit cellule par cellule en commençant en haut, à gauche, et surtout, sans sauter de ligne.

  • Conseil 3 : Une ligne = un individu statistique. Par exemple, dans le cadre d’une enquête, une personne sondée sera représentée sur une seule et même ligne.

  • Conseil 4 : Une colonne = une variable. Une variable correspond à une caractéristique mesurable sur l’individu statistique. Par exemple, le sexe ou l’âge : pour ces variables à modalités disjointes (c’est-à-dire pour laquelle la réponse peut être soit une modalité soit une autre, et pas plusieurs), chaque variable doit correspondre à une colonne - il ne s’agit pas de créer une colonne “homme” remplie de “oui/non”, et une colonne “femme”, complétée de la même manière, mais une seule, “sexe”, variant entre homme et femme sur les lignes correspondantes. Pour des modalités qui peuvent se recouper, utilisez plusieurs colonnes. Par exemple, pour les méthodes utilisées dans le traitement de l’eau (filtrage, chloration, eau bouillante), vous devrez ici créer une colonne par méthode, en remplissant les lignes par oui et non ou 1 et 0.

  • Conseil 5 : Ne codez pas les variables avec des couleurs. Rien de pire que ce format pour perdre de l’information lors de l’export de ces données. Si vraiment cela vous tient à cœur, vous pouvez utiliser quelques couleurs afin de vous aider à vous repérer dans la feuille de calcul.