2.8 La table dans Excel

La table est la pierre de touche d’une utilisation d’excel plus avancée. A quoi exactement sert cette fonctionnalité ? Il s’agit d’une façon de formater et surtout répertorier des données dans Excel. Pour effectuer cette opération, sélectionner la plage de données avec laquelle vous travaillez (sur une seule feuille), de préférence en ayant déjà inclus des en-têtes et dans l’onglet insertion cliquez sur Tableau.

Vous aurez ensuite une fenêtre de confirmation qui s’affichera dans Excel comme ceci :

Assurez-vous donc que la plage sélectionnée soit bien correcte, qu’elle inclue les en-têtes (sinon décocher l’option et ajouter ultérieurement) et cliquez sur OK.

De manière concrète, créer une table dans Excel permet de remplacer dans vos formules la syntaxe A1 :E21 en une seule référence “Table1” (que vous pouvez renommer de la façon que vous souhaitez en cliquant sur l’onglet création de tableau, tout à droite quand vous avez cliqué dans votre table).

L’avantage fondamental de ceci est que, lorsque vous ajouterez des données à votre intervalle. Par exemple en ajoutant une visite de contrôle à une infrastructure, comme dans l’exemple joint, cette valeur sera automatiquement comprise dans toute formule faisant référence à votre “Table1”. Il ne sera pas nécessaire de mettre à jour manuellement A1 :E22, cette opération est automatique (du moment que l’entrée est ajoutée dans la dernière ligne de la table créée).

Le référencement est également plus facile dans l’écriture de vos formules, se référer par exemple à votre tableau via son nom est possible (et vous le trouverez directement dans excel en tapant les premières lettres du nom de colonne lors de l’écriture d’une formule, comme Table1 dans notre exemple) de la façon suivante :

Si vous voulez faire référence à une colonne de votre tableau, c’est également tout aussi simple, une fois que vous avez écrit Tableau1, vous y accolez un crochet ouvert (AltGR+5 sur un clavier français) et vous pouvez ensuite sélectionner la colonne à laquelle faire référence, comme cible dans le cas présent.

Il existe également deux modalités de référence aux valeurs de votre tableau. Soit en faisant référence à l’intégralité d’une plage de valeurs (par exemple, vous voulez faire une formule de recherche dans l’intégralité de la colonne), dans ce cas, vous écrivez simplement le nom de la colonne entre crochets, sans @ !) comme dans le cas suivant :

Soit vous faites référence à une cellule parce que vous voulez ajouter une formule dans la colonne F par exemple), et vous utiliserez donc le nom de la colonne entre crochets avec un @ (c’est la notation de base que vous proposera Excel quand vous cliquerez sur votre tableau lors de la rédaction de votre formule) :

Vous pouvez aussi ajouter des formules automatiques en bas de colonne qui vous permettent d’effectuer les opérations les plus courantes en terme de traitement de données, cela vous évite donc d’entrer la formule (et donc des erreurs de typographie, ou des erreurs de plages et d’intervalles).

Vous pouvez également changer de manière automatisée le formatage de votre table dans l’onglet création de tableau.