3.1 Le champ d’application de la gestion de l’information pour les ONG

TABLE DES MATIÈRES

• 3.1.1 Qu’est-ce que la gestion de l’information ?
• 3.1.2 Que dois-je garder à l’esprit lorsque je démarre un projet ?
• 3.1.3 Quelle est la différence entre la gestion de l’information et la GDoP ?
• 3.1.4 Quelle est la différence entre la gestion de l’information et le S&E ?
• 3.1.5 Quelle est la différence entre la gestion de l’information et l’IT ?
• 3.1 6 Quelle est la différence entre la gestion de l’information et l’ICT4D ?
• 3.1.7 Qui est responsable de la gestion de l’information au sein de ma mission/de mon organisation ?

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3.1.1 Qu’est-ce que la gestion de l’information ?

Dans le secteur humanitaire et du développement, la gestion de l’information se rapporte aux processus qui utilisent les données pour promouvoir des décisions fondées sur des données probantes. La gestion de l’information comprend toutes les étapes du « cycle de gestion des données », qui décrit de manière efficace les processus nécessaires à la production et à l’utilisation des données pour les programmes des ONG (voir ci-dessous). Par conséquent, la gestion de l’information peut également être appelée « gestion des données programmes » (GDoP). Des systèmes de gestion de l’information robustent doivent permettre d’améliorer les résultats des activités des programmes auprès des bénéficiaires.

Comme le montre le diagramme, la gestion de l’information pour la conception de programmes au sein des ONG présuppose un large éventail d’étapes. Pour résumer :

• Tout d’abord, il faut déterminer quelles données programmes sont nécessaires en termes de produits et de résultats, comme dans le cas du suivi et de l’évaluation.
• Ensuite, la gestion de l’information englobe le processus de planification de la collecte de ces données, ainsi que la collecte de données subséquente (y compris en utilisant différents outils de collecte de données sur mobile).
• Une fois les données collectées, elles doivent être traitées de manière à en garantir leur qualité (nettoyage et validation des données).
• En utilisant un large éventail de solutions logicielles possibles, les données peuvent ensuite être analysées à l’aide d’une variété de techniques afin de déterminer les progrès réalisés dans les projets, y compris en termes de produits et de résultats.
• Les conclusions de l’analyse doivent être partagées pour favoriser des décisions fondées sur des données probantes à partir de connaissances acquises grâce aux données. Les résultats doivent également être partagés avec les bénéficiaires pour assurer la redevabilité de l’organisation auprès des communautés au sein desquelles nous travaillons.

Grâce aux évolutions technologiques de la dernière décennie, de nombreuses technologies numériques sont à même de proposer des solutions très efficaces pour les grandes et les petites organisations du secteur. C’est le cas par exemple de la technologie pour la collecte de données sur mobile (« Mobile Data Collection - MDC »), pour la création et de la gestion de bases de données, pour l’analyse des données et de la Business Intelligence (par exemple, via l’élaboration de tableaux de bord).

3.1.2 Que dois-je garder à l’esprit lorsque je démarre un projet ?

Des systèmes de gestion de l’information sont nécessaires pour gérer les données programmes, tout en offrant la possibilité d’adapter les activités en vue de mieux répondre aux besoins des bénéficiaires. Une bonne gestion de l’information permet d’obtenir des données programmes plus rapidement et de meilleure qualité. Grâce à ces informations, des ajustements programmatiques peuvent être effectués en temps réel.

La gestion des données par le biais des systèmes de gestion de l’information se rapporte au Suivi et à l’Évaluation du projet (S&E). Le S&E stipule les informations à fournir, mais la gestion de l’information tient compte des manières dont les équipes interagissent avec les données (collecte, stockage, analyse, etc.). Pour que le suivi et l’évaluation soient efficaces, les systèmes de gestion des données programmes doivent être mis en place, mis à jour régulièrement et accessibles.

Lorsque vous démarrez un projet, gardez à l’esprit les besoins en données nécessaires à l’établissement de rapports externes et à leur utilisation en interne. Réfléchissez aux objectifs que vous souhaitez atteindre grâce à la collecte et à l’analyse de données, en allouant uniquement les ressources nécessaires pour y parvenir. Par exemple, dans la conception de programmes humanitaires, les outils de collecte de données ne doivent être conçus qu’en fonction des données qui seront utilisées par les équipes opérationnelles. Les questions posées doivent également être cohérentes avec les indicateurs prévus dans le cadre logique du projet. La collecte des données ne doit être effectuée que lorsqu’elle est directement liée aux activités.

Si possible, les indicateurs comme les questions doivent être standardisés au sein du programme (et de l’organisation) pour permettre un rapprochement des résultats ; c’est en effet la seule démarche qui nous permette de comparer les produits et les résultats avant et après les activités, ou entre différents types de soutien ou de régions géographiques.

Enfin, et c’est probablement là le plus important, il est essentiel de s’assurer que les personnes impliquées dans votre équipe comprennent pourquoi et comment les systèmes de gestion de l’information fonctionnent afin que vous puissiez veiller à ce que vos données programmes soient pleinement exploitées. Les équipes programme ont besoin de comprendre quelles informations sont nécessaires pour influencer leurs activités (et comment elles peuvent être utilisées).

Les tableaux de bord sont un exemple d’outil accessible pour les équipes sur le terrain, capable de promouvoir une réflexion sur les résultats, contribuant ainsi à augmenter l’appropriation et à stimuler les échanges via leur utilisation au cours de réunions de coordination.

3.1.3 Quelle est la différence entre la gestion de l’information et la GDoP ?

CartONG utilise les termes gestion de l’information (GI) et gestion des données programmes (GDoP) de façon interchangeable. Les secteurs du développement ou de l’aide humanitaire n’ont pas tellement recours au terme « gestion des données programmes », mais lorsqu’il est utilisé de façon interchangeable avec le terme « gestion de l’information », il nous permet de comprendre plus facilement ce qui est inclus dans, et ce que l’on entend par « gestion de l’information » (qui autrement peut être comprise comme une notion bien plus large).

Le concept de gestion des données fait allusion à la gamme complète de processus, de méthodologies et d’outils nécessaires aux différentes étapes de l’analyse des données (collecte, analyse et prise de décisions). On entend par données programmes toutes les données opérationnelles liées aux besoins de la population, à la mise en œuvre de projets et aux activités de terrain liées au suivi et à l’évaluation.

3.1.4 Quelle est la différence entre la gestion de l’information et le S&E ?

La gestion de l’information et le Suivi-Évaluation (S&E) ont le même objectif : aider les équipes opérationnelles à obtenir la meilleure qualité de données possible pour une prise de décision appropriée qui assure le bon fonctionnement d’un projet (pilotage, apprentissage et redevabilité). Le S&E consiste largement à suivre et mesurer les résultats et potentiels changements induits par les activités d’un programme. En revanche, la gestion de l’information se concentre davantage sur les processus, comme l’organisation des procédures de traitement des données par l’utilisation d’outils et de méthodologies informatiques spécifiques.

Ainsi, la gestion de l’information et le S&E sont complémentaires : par exemple, les deux sont nécessaires pour concevoir une enquête exhaustive. Ainsi, de nombreuses organisations considèrent que la gestion de l’information et le S&E relèvent de la même sphère et ne distinguent pas clairement les termes et/ou les rôles, ce qui peut s’avérer problématique, car les deux nécessitent des ensembles de compétences très différents.

3.1.5 Quelle est la différence entre la gestion de l’information et l’IT ?

La gestion de l’information repose sur des infrastructures et des services informatiques (réseaux, systèmes de sécurité, services, médias, logiciels, etc.). La gestion des services informatiques nécessite des compétences très différentes de celles nécessaires pour la gestion de l’information.

Les compétences de base requises pour la gestion des systèmes informatiques sont souvent déjà présentes dans les organisations ou des personnes compétentes peuvent facilement être recrutées en externe. En tant que tel, il est possible pour les organisations d’opter pour quelques solutions de gestion de l’information, plutôt faciles à mettre en œuvre, qui ne nécessitent que peu ou pas d’investissement supplémentaire. Toutefois, lorsque la gestion de l’information devient plus complexe, l’infrastructure informatique doit s’adapter pour répondre aux nouvelles exigences. En pareille circonstance, faire le bon choix en termes d’infrastructure informatique nécessite une approche structurée, qui exige souvent l’embauche d’experts ainsi que des ressources financières et humaines supplémentaires dédiées à l’informatique.

3.1 6 Quelle est la différence entre la gestion de l’information et l’ICT4D ?

Selon ICTWorks, une communauté consacrée au sujet, l’ICT4D (technologies de l’information et de la communication pour le développement) peut être définie comme « l’utilisation de solutions numériques pour amplifier la volonté des communautés d’accélérer leur développement social et économique ». En outre, pour reprendre les propos de l’ONG CRS, il s’agit de « technologies de l’information et des communications utilisées lors d’interactions avec - ou directement par - les bénéficiaires, avec la technologie en appui à la gestion des informations clés relatives à ces interactions » (informations complémentaires ici (en anglais uniquement) et ici).

Ainsi, l’ICT4D se rapporte aux utilisateurs externes, tandis que la gestion de l’information se limite au champ d’application interne de l’organisation. L’ICT4D est un terme plus large où les solutions numériques peuvent également être les activités du projet, alors que la gestion de l’information se concentre uniquement sur la gestion des données pour améliorer les processus internes et favoriser une meilleure utilisation des données.

3.1.7 Qui est responsable de la gestion de l’information au sein de ma mission/de mon organisation ?

Tout d’abord, notons que cela est très rarement formalisé, sauf dans les grandes organisations. Cependant, presque toutes les organisations procèdent déjà à une certaine forme de gestion de l’information, comme les chefs de projet qui reçoivent un feedback des équipes sur le terrain ou les équipes sur le terrain qui font suivre les instructions de la direction relatives aux distributions. Par conséquent, la gestion de l’information ne relève pas seulement du domaine des équipes de S&E et/ou informatiques ; tous les membres du personnel doivent avoir des compétences leur permettant d’interagir avec les données programmes (voir les discussions sur la différence entre la gestion de l’information et le S&E/l’informatique ci-dessus). La gestion de l’information et l’amélioration de celle-ci reposent souvent sur la formalisation et l’amélioration de processus déjà existants. Par exemple, il est important que les chefs de projet aient la capacité de lire, de travailler, d’analyser et d’utiliser les données dans une certaine mesure pour prendre des décisions fondées sur des données probantes.

Un système de gestion de l’information efficace exige donc une perspective plus large sur la culture des données au sein de l’organisation (voir les articles de blog de CartONG sur le sujet, ici).

CartONG a produit un pack RH axé sur les besoins en personnel en matière de connaissance des données pour différentes responsabilités et niveaux de postes au sein des ONG (« Pack RH en Gestion des Données Programmes à destination des OSC de solidarité internationale » que vous trouverez ici). Axé sur les besoins en matière de culture des données, le Pack RH apporte un soutien quant à la façon de structurer une évaluation interne, d’identifier les besoins en formation, d’initier une procédure de recrutement ou même de renforcer une stratégie organisationnelle.