3.3 Améliorer la gestion de l’information de mon organisation

TABLE DES MATIÈRES

• 3.3.1 Quelles sont les premières étapes à suivre pour améliorer la gestion de l’information au sein de mon équipe ?
• 3.3.2 Besoin d’un système/tableau de bord : le consultant, toujours une solution ?
• 3.3.3 Les systèmes de gestion de l’information doivent-ils être mis en œuvre au niveau du projet ou de la mission ?

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3.3.1 Quelles sont les premières étapes à suivre pour améliorer la gestion de l’information au sein de mon équipe ?

L’amélioration de la gestion de l’information au sein de votre équipe nécessite d’abord de se concentrer sur l’amélioration de la culture des données dans son ensemble. On entend par culture des données la capacité de lire, d’utiliser et d’analyser, d’argumenter avec les données. Selon la FICR, la culture des données, ce sont « les compétences, les connaissances, les attitudes et les structures sociales de base nécessaires pour que différentes populations puissent utiliser les données ». La culture des données est une condition fondamentale et la première étape à entreprendre pour que les organisations utilisent les données aux fins de prendre des décisions fondées sur des données probantes. Ainsi, le renforcement de la culture des données au sein d’une organisation peut avoir une multitude d’avantages, allant de l’amélioration de la collaboration à l’augmentation de la performance et de l’efficacité, en passant par la promotion de la responsabilité et de la transparence.

L’équipe peut se concentrer sur un certain nombre de « premières étapes » pour améliorer sa connaissance de la culture des données. Par exemple :

• Passez en revue et formez votre équipe sur la compréhension de la culture des données à l’aide du manuel de la FICR, le Data Literacy Playbook (en anglais uniquement).
• Passez en revue les différents indicateurs standardisés qui pourraient être utiles à votre programme en utilisant le Indikit de People In Need (en anglais uniquement).
• Concentrez-vous sur la manière d’améliorer le nettoyage de vos données avec Excel en suivant les conseils de la section 3. Nettoyer ses données de la Boîte à outils Excel et de la section 3. Obtenir des données propres et utilisables de la Boîte à outils Analyse de données.
• Comprendre comment désagréger des données pour votre analyse à l’aide de cette ressource.

Pour de plus amples informations, retrouvez la série de posts de blog sur la culture des données publiés par CartONG sur le sujet, disponible ici.

En plus de travailler sur la culture des données, certaines organisations peuvent trouver intéressant de tout de suite mettre en pratique l’innovation de leur gestion de l’information et de démarrer des projets pilotes. Il est possible d’identifier des « victoires rapides » où les organisations peuvent constater des bénéfices sans avoir à fournir trop d’efforts. Citons par exemple le déploiement d’un simple outil de MDC pour les activités de collecte de données programmes existantes. Le temps et les efforts économisés vont dépasser les efforts requis pour déployer les outils numériques (voir les questions pertinentes ci-dessous, y compris 3.4.9 La collecte de données sur mobile améliore-t-elle la qualité des données de mon programme ?.).

Que vous choisissiez de « mettre la main à la pâte » ou non, rendre le sujet aussi « spécifique à l’organisation » que possible en fonction activités de votre organisation peut s’avérer beaucoup plus utile que le fait de rester sur des concepts généraux.

3.3.2 Besoin d’un système/tableau de bord : le consultant, toujours une solution ?

Un tableau de bord peut s’avérer être une méthode très efficace pour présenter les données programmes à un large public afin d’accroître la compréhension globale des produits et des impacts du programme. Cependant, l’amélioration de votre système de gestion des données programmes ne doit pas être entièrement géré par et donc dépendant de spécialistes du sujet externes à votre organisation. L’investissement dans la gestion de l’information ne peut se résumer à une consultance ponctuelle (pour la conception d’un tableau de bord par exemple) ; la résolution des problématiques de gestion de l’information ne tient pas à la mise en place d’un nouvel outil de gestion des données. Les tableaux de bord, comme les systèmes de gestion de l’information de manière globale, nécessitent une maintenance régulière en cas de problème, ce qui signifie que les équipes internes doivent être conscientes et capables de gérer les processus de gestion de l’information de base ainsi que les technologies qui les sous-tendent.

Par conséquent, le choix de solutions pour les différentes étapes du cycle de gestion des données (voir la définition dans le glossaire) doit se concentrer sur les capacités de l’équipe et veiller à ce qu’elle se sente responsable des données. Étant donné les compétences techniques parfois limitées liées aux données au sein du secteur et/ou le roulement élevé du personnel, il est généralement préférable d’adopter des outils plus simples qui nécessitent peu de formation et qui peuvent être gérés correctement par l’équipe après que le consultant a effectué sa mission.

La durabilité est un facteur clé qui doit être pris en compte lorsque l’on cherche des améliorations dans la gestion des données programmes. Il est essentiel de se concentrer sur la culture des données au sein de l’équipe pour obtenir des avantages à long terme (voir la réponse ci-dessus à la question : « 3.3.1 Quelles sont les premières étapes à suivre pour améliorer la gestion de l’information au sein de mon équipe ? »). Une fois que les organisations auront atteint certains niveaux de culture des données, il sera de plus en plus facile de mettre en œuvre certaines solutions en interne, basées sur les nombreuses technologies de gestion de l’information disponibles aujourd’hui.

3.3.3 Les systèmes de gestion de l’information doivent-ils être mis en œuvre au niveau du projet ou de la mission ?

La gestion des données de projet doit être conçue de manière aussi centrale et aussi simple que possible pour favoriser la comparabilité des données dans le temps et entre les différents projets. D’autre part, l’utilisation et l’appropriation locales des données doivent être encouragées autant que possible. Plus les équipes locales seront véritablement outillées et habituées à utiliser les données, plus la dynamique sera améliorée sur la collecte, la qualité, la communication et le partage des données et des résultats avec les communautés.

Les projets peuvent compter un large éventail de données programmes nécessaires pour certaines activités qui ne correspondent pas forcément à d’autres activités. Par exemple, les indicateurs relatifs aux activités EHA (Eau Hygiene Assainissement) ne sont pas toujours pertinents pour les projets de sécurité alimentaire dans le cadre d’un projet multisectoriel, et différentes équipes peuvent gérer et mettre en œuvre ces activités variées. En outre, les organisations partenaires peuvent recueillir des données grâce à différents outils, y compris en posant potentiellement des questions différemment, relatives aux mêmes indicateurs.

Un système global de gestion de l’information doit toutefois être mis en place pour inclure des informations provenant de toutes les activités. Cela contribuera considérablement à l’amélioration de la prise de décision stratégique et à la hiérarchisation des ressources, tout en réduisant le temps consacré à la consolidation des données et à la compilation de rapports.