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Boîte à outils Excel

3.1 Mettre en forme sa base de données


TABLE DES MATIÈRES


Lorsque vous saisissez des données dans une feuille de calcul (texte, valeur ou formule), celles-ci s’affichent selon un format standard. Il est néanmoins possible de modifier l’affichage de ces éléments et de réorganiser la base de données au besoin : trier, filtrer, modifier les formats, l’alignement des données, la police des caractères, les bordures, ainsi que la largeur et la hauteur des lignes et colonnes.

3.1.1 Transformer la feuille en base de données

Une fois les en-têtes de colonnes définies sur la première ligne de la feuille de calcul, il est possible de transformer la feuille en table de base de données en cliquant sur Insertion puis Tableau. Les en-têtes que vous avez spécifiés en ligne 1 sont désormais reconnues par Excel en tant que champs de votre base de données, et flanquées d’une icône de liste déroulante qui vous sera utile ultérieurement pour trier et filtrer vos données.

Pour limiter les erreurs de saisie dans votre base de données, vous pouvez créer des règles de validation du contenu des cellules. Vous pouvez, par exemple, utiliser de telles règles de validation pour limiter la saisie aux éléments d’une liste donnée, interdire la saisie de chiffres, dates ou heures non compris dans une plage de valeurs donnée ou encore limiter la longueur du texte entré. Pour appliquer une règle de validation à une colonne, sélectionnez la colonne, puis dans l’onglet Données, sous Validation des données, choisissez Validation des données.

3.1.2 Faciliter la lecture de la base de données

Dans Excel, il est possible de fusionner des cellules, c’est-à-dire de regrouper plusieurs cellules en une seule. Il suffit de sélectionner l’ensemble des cellules que l’on souhaite regrouper puis de cliquer sur Fusionner et Centrer.

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Sur cet exemple, les cellules C1 et D1 ont été fusionnées.

Il est également possible de modifier manuellement la largeur d’affichage des colonnes ou la hauteur des lignes. Pour ce faire, placer le curseur entre 2 colonnes puis faite glisser le séparateur jusqu’à ce que la colonne (ou la ligne) ait la largeur (hauteur) que vous souhaitez.

Lorsque la base de données contient beaucoup de variables ou d’observations, il est parfois utile de masquer certaines colonnes ou certaines lignes afin de naviguer plus rapidement. Cela s’effectue facilement en vous positionnant sur la colonne que vous souhaitez masquer puis clic droit sur l’en-tête de la colonne et sélectionnez Masquer. Si les colonnes que vous souhaitez masquer se suivent, il est possible d’effectuer cette manipulation en une seule fois, en sélectionnant l’ensemble des colonnes puis clic droit sur l’en-tête de la colonne et sélectionnez Masquer.

Attention : Lorsque vous partagerez le tableau, les personnes concernées pourront afficher à nouveau les colonnes masquées. Par conséquent, pour éviter tout risque, il est possible de protéger votre fichier avec un mot de passe.

Une autre fonctionnalité très utile lorsque l’on parcourt la base de données est de figer les volets. Figer les volets permet de figer des lignes et/ou colonnes pour qu’elles restent visibles en tout temps lorsqu’on parcourt la feuille Excel. Il est fréquent de figer la première ligne du fichier comprenant en général les noms des variables, ce qui permettra de continuer à afficher les noms de ces dernières au fur et à mesure que l’on descend dans la base de données.

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Pour revenir à l’état de départ il suffit de libérer les volets.

3.1.3 Renommer les variables

Les variables ont souvent des noms inutilement longs, généralement associés à la question figurant dans le questionnaire. Cependant, un nom court ou abrégé est beaucoup plus approprié pour procéder à l’analyse : la création de noms abrégés pour les variables est un processus en deux étapes.

Premièrement, insérez une ligne sous la ligne comportant le nom de la variable dans sa forme développée. Ensuite, créez un nom court en suivant la logique ci-dessous :

  • Chaque nom abrégé doit être spécifique à une variable (c’est-à-dire deux variables ne doivent pas avoir le même nom abrégé),
  • Les noms abrégés ne doivent comporter aucun espace ni caractère spécial (+,”,*,ç,%,&,#, etc.),
  • Le nom abrégé doit figurer sur la dernière ligne avant le premier enregistrement de données.

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Dans l’exemple ci-dessus, les noms entiers figurent sur la première ligne et les noms abrégés sur la seconde ligne.

3.1.4 Les formats d’affichage

Vous pouvez mettre en forme les observations de votre base de données selon des formats standards prédéfinis dans Excel.

Il est, par exemple, possible de modifier l’affichage des données numériques en appliquant un format de devise ou de pourcentage.

Il est également possible de modifier le format d’affichage des observations stockées sous forme de dates. Il vous arrive sûrement d’avoir, dans vos bases de données, des observations affichées sous forme de dates telles que 14/03/2021 ou 14-03-2021 ou encore 14 mars 2021. Il est important d’avoir en tête qu’il s’agit d’un format d’affichage utilisé par Excel mais que ce dernier stocke en réalité ces données sous forme de nombre, où la valeur 1 correspond au 01/01/1900 (première date dans Excel), la valeur 2 correspond au 02/01/1900 et ainsi de suite. Ainsi, la valeur stockée par Excel pour la date du 14/03/2021 correspond à la 44 269ème valeur. Étant donné que les dates sont des valeurs, elles peuvent être ajoutées, soustraites et incluses dans d’autres calculs.

Vous pouvez, si vous le désirez, modifier le format d’affichage des dates de votre base de données. Faites un clic-droit sur la date que vous souhaitez mettre en forme, puis dans Format de cellule, aller sur Date. Les différents types de format de date s’affichent avec un aperçu dans la zone Exemple.