3.1.1 Recommandations applicables à la collecte et gestion de données

Rappel des recommandations génériques applicables à la collecte et gestion de données dans le cadre de la crise Covid-19

Dans le contexte du Covid-19 la plupart des acteurs recommandent actuellement de :

• Limiter au maximum (voire d’arrêter) les collectes de données en face-à-face (tels que les enquêtes sur papier ou via smartphones, focus group etc.) et de prioriser (voire d’utiliser obligatoirement) des mécanismes de collecte de données “à distance” pour limiter la fréquence et le nombre de contacts entre individus.

• Limiter les collectes aux données essentielles et critiques pour la mise en œuvre des projets et le suivi de contexte ; et de décaler à plus tard les collectes non impératives.

• Identifier le niveau de risque pour les équipes et les communautés et arrêter toutes les collectes de données “à risque” (ou d’équiper le personnel en charge du matériel de protection nécessaire) telles que la collecte de données biométriques (qui par nature peut faciliter la transmission du Covid-19) ou les collectes engendrant le rassemblement d’un trop grand nombre de personnes.

• Utiliser au maximum les données secondaires. La crise actuelle génère une quantité importante de données : pensez à utiliser notamment celles publiquement disponibles (Voir par exemple la plateforme HDX) au moins pour le monitoring de contexte. Cette limitation de la collecte de données primaire peut d’ailleurs être l’occasion d’explorer vos anciennes données que vous n’avez peut-être pas encore eu le temps d’analyser complètement ;)

• Partagez au maximum vos données : il est crucial - encore plus que d’habitude - de limiter les duplications de collecte de données. Il est d’autant plus normal que dans un contexte de crise les données soient de qualité imparfaite : mettez autant que possible en commun vos données partageables (avec vos partenaires, les clusters, les plateformes d’open data comme HDX, etc.), même si vous doutez de leur qualité.

• Intégrer la composante protection de données dans vos nouveaux dispositifs technologiques (consentement, sécurisation, etc.) notamment - et surtout - si vous disposez de listes de personnes identifiées comme contaminées (risque important de stigmatisation). Si vous prévoyez d’être en situation de devoir référer des cas à un autre acteur, pensez à anticiper un “accord de partage de données” pour que ceux-ci soient conformes aux procédures de votre organisation. Cf. partie IV.

• Revoir les stratégies de collecte de données pour :
  • Potentiellement limiter les enquêtes quantitatives (plus complexes à mettre en œuvre à distance et potentiellement source de nombreux biais - cf. partie II) au profit notamment d’approches plus qualitatives (tels que par exemple des interviews téléphoniques semi structurés),
  • Revoir vos stratégies d’échantillonnage pour éventuellement viser un nombre plus réduit d’individus, par exemple avoir recours à des ménages sentinelles ou à un échantillonnage “en boule de neige” plutôt qu’un échantillonnage aléatoire probabiliste représentatif tel qu’initialement envisagé,
  • Revoir également la pertinence même de conduire certaines collectes telles que les études de baselines ou endlines dans le contexte de crise actuelle. Cette dernière, en tant qu’événement exceptionnel, pourrait impacter les résultats, et rendre l’étude incomparable avec une période “normale”,
  • Penser à utiliser des moyens alternatifs, quand cela est possible et pertinent, tels que les images satellites ou issues de drones ou bien encore des capteurs distants (par exemple pour mesurer une quantité d’eau distribuée).

• Coordonner vos efforts. Certains États ou organisations (tels que les Croix Rouges nationales, des consortiums d’ONG…) sont en train de mettre en place des mécanismes de communication pouvant être destinés à certains acteurs ou certaines communautés (hotlines, envois de SMS…). Assurez-vous de connaître ces derniers afin ne pas les dupliquer, et de vous coordonner pour éviter les incompréhensions, doutes pour les communautés ou un trop plein d’informations.

• La crise sanitaire peut toucher tout le monde, et dans ce sens, il est important que vos procédures s’appliquent à tous vos partenaires : organisation en charge du « third party monitoring », partenaires locaux, etc. Restez attentifs aux retours et éventuelles craintes exprimées par ces derniers et accompagnez les dans les changements.

Préparez-vous (pour ceux qui auraient encore le temps de le faire)

La plupart des solutions alternatives à la collecte de données en face-à-face nécessitent l’usage des services téléphoniques, voire d’internet :

• Pensez donc à - rapidement - collecter les numéros de téléphone des acteurs clés de votre zone d’intervention (autorités locales, relais communautaires…) et des individus ou groupes bénéficiaires de vos projets, si cela est pertinent. De nombreuses personnes utilisent plus d’une carte SIM, pensez à collecter ces différents numéros, si pertinent.

• Dans les communautés très vulnérables ne disposant pas de téléphones, envisagez la distribution de téléphones basiques ainsi que de cartes SIM (plusieurs pays demandant la présentation d’une pièce d’identité pour obtenir une carte SIM - anticipez cette étape si votre pays est concerné).

• Le recours au téléphone, SMS ou internet nécessitera probablement pour votre futur interlocuteur d’utiliser son crédit de communication ainsi que sa batterie. Pensez dès à présent aux moyens de rembourser vos interlocuteurs (distribution de crédit, remboursement par paiement mobile…) et identifier si besoin comment ceux-ci pourront recharger leur téléphone.

L’introduction de nouveaux mécanismes (et à fortiori de technologies) de communication est généralement vivement déconseillée en situation de crise, car vous n’aurez sans doute pas le temps de bien identifier votre besoin, former vos équipes, sensibiliser les communautés. Il se peut néanmoins que vous n’ayez pas le choix de faire la transition vers des technologies qui vous sont - pour votre organisation et les communautés bénéficiaires - encore inconnues. Cela demande donc :

• D’identifier dès que possible l’alternative que vous allez utiliser afin d’anticiper son coût (la plupart des solutions ne sont pas gratuites ou facilement accessibles comme peut l’être par exemple KoboToolBox), procéder à son achat (identification du fournisseur, rédaction du contrat, etc.),

• De rédiger les procédures pour l’utilisation de ces nouveaux outils et former vos équipes,

• de sensibiliser autant que possible les communautés et vos futurs interlocuteurs qui n’auront peut-être pas confiance dans ces nouveaux mécanismes. Si cela est possible commencez à introduire l’utilisation du téléphone de façon progressive, en utilisant dès maintenant des appels téléphoniques, individuels et explicatifs, pour construire la confiance.

Anticipez également que vos exercices de collecte de données et d’échange avec les communautés seront aussi l’occasion de répondre aux questions de vos interlocuteurs dans le contexte de cette crise et que vous avez la responsabilité de leur répondre. Pensez donc à vous assurer que les équipes en question disposent de toutes les réponses aux questions les plus fréquentes. Cela demande par exemple d’identifier le centre médical le plus proche où référer des cas suspects, ou de fournir une réponse identique d’une équipe à l’autre quant au redémarrage prévu des activités. De même, il est probable que ces exercices soient l’occasion de sensibiliser vos interlocuteurs à l’épidémie, pensez donc à intégrer des messages sur les pratiques d’hygiène, de prévention, etc.

Enfin, préparez-vous à accueillir de nouvelles sources de données (par exemple SMS, mais aussi potentiellement d’autres activités pouvant être dématérialisés, comme les transferts monétaires) dans vos systèmes d’information actuels, qui ne seront pas forcément structurés selon vos sources de données habituelles. Anticipez autant que possible les questions d’interopérabilité entre vos systèmes actuels et ceux qui seront mis en place (format des exports, automatisation des transferts via API, etc.).