4.2.4 Scénarios type

TABLE DES MATIÈRES

• Des scénarios type pour appuyer les réflexions
  • Une approche par scénario : pour qui faire ?
  • Des contre-exemples à éviter
  • Qui peut utiliser ces scénarios ? À quel moment ?
  • Comment lire et comprendre ces scénarios ?
  • Variations génériques applicables à tous scenario
  • Vers quel scénario s’orienter ?
    • Scénario A : des responsabilités limitées et dispersées entre chaque projet
    • Scénario B : des responsabilités techniques appliquées à une spécialité d’intervention
    • Scénario C : des responsabilités généralistes coordonnées
    • Scénario D : des responsabilités techniques, spécialisées et coordonnées
    • Scénratio E : des responsabilités spécialisées et centralisées dans un département

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Des scénarios type pour appuyer les réflexions

Une approche par scénario : pour qui faire ?

Cette section présente différentes manières de partager les responsabilités liées à la Gestion des Données Programmes (GDoP), via la définition de rôles “types“, leurs fonctions et la description des liens qu’il existe entre ses rôles. Une approche par scénario permet ainsi d’établir un lien entre le contexte, les objectifs, les priorités et les contraintes d’une organisation et son organigramme GDoP.

Les compétences et les savoir-faire nécessaires pour assurer les responsabilités incombant à chaque rôle sont détaillées créé pour vous aider à mettre en œuvre le scénario le plus adapté à votre organisation, faisant le lien avec la section Le référentiel métier en pratique : entrer dans le détail des compétences en GDoP pour mieux cadrer ses besoins RH.

Bien que les idées et scénarios présentés dans cette section ont vocation à servir d’exemples, il convient de rappeler qu’ils ne dépeignent pas l’ensemble des réalités des organisations de la solidarité internationale et que cette section ne prétend pas à l’exhaustivité. Les idées et scénarios proposés ci-dessous sont indicatifs et peuvent être considérés comme modulables, et utilisés en tant que bases de réflexion.

Des contre-exemples à éviter

L’objectif de ce document est aussi d’initier une réflexion autour des modèles présentés afin d’éviter aux OSC francophones de mettre en place des scénarios “contre-productifs“. Les contre-scénarios pourraient notamment être :

• Des profils techniques ou exécutants encadrés par une personne ne disposant pas des compétences pour les orienter sur des aspects méthodologiques et stratégiques.
• L’absence de responsabilités et/ou compétences en termes de qualité et protection des données, alors même que des données sensibles sont collectées.
• Une concentration des responsabilités et compétences autour d’une seule personne alors que les terrains d’intervention sont multiples (par exemple : problématique du sous-effectif).

Les scénarios présentés permettent donc d’établir quelques exemples sous forme d’idéaux type, afin d’orienter les bonnes pratiques en matière d’organisation des responsabilités GDoP et éviter de tomber dans les écueils mentionnés ci-dessus.

Qui peut utiliser ces scénarios ? À quel moment ?

Ces fiches peuvent être utilisées à la fois par le siège ou le terrain, que ce soit par des personnes impliquées dans la gestion des données programmes ou par le département des ressources humaines qui souhaite comprendre comment peuvent se répartir les responsabilités et les compétences en gestion des données programmes entre différents rôles ou postes au sein d’une équipe. 

Entre autres, ces scénarios peuvent se révéler particulièrement utiles lors de :

• La réflexion stratégique autour de la répartition des responsabilités GDoP et des compétences associées au sein d’une organisation ou d’une équipe.
• La réflexion autour du dimensionnement des rôles ou des postes possédant une composante GDOP et la manière dont ils sont encadrés ou soutenus.

Ces scénarios sont particulièrement utiles lorsqu’ils sont utilisés de manière conjointe avec les autres documents du pack RH :

• Le référentiel métier en pratique. : entrer dans le détail des compétences en GDoP pour mieux cadrer ses besoins RH
• Un outil pour mettre en œuvre le scénario le plus adapté à son organisation. : quelles compétences pour quels postes ?

Comment lire et comprendre ces scénarios ?

Chaque “scénario type“ comprend :

• Une définition du contexte, pour comprendre dans quel cas l’application de ce scénario est indiquée.
• Une description du scénario organisationnel typique, explicitant les responsabilités de chaque “rôle“ au sein de l’organisation et les relations entre eux, comprenant deux parties :
• Une visualisation synthétique du scénario (schéma et tableau)
• Une description détaillée des responsabilités associées à chaque rôle

Pour chaque scénario, l’organisation au siège qui semble la plus adéquate pour encadrer ces responsabilités sur le terrain est également décrite.

• Une synthèse des avantages, limites et risques, afin de comprendre si le scénario est celui qui correspond le mieux à l’organisation en fonction de ses besoins et de ses priorités, et des risques associés aux choix d’un scénario non-adapté.
• Quelques idées d’adaptation des scénarios, afin d’accompagner l’adaptation du scénario type à différents contextes.

Variations génériques applicables à tous scenario

Le triptyque GDoP, S&E et IT

Les responsabilités liées à la GDoP évoluent dans un environnement entouré de postes disposant des responsabilités et compétences complémentaires, c’est notamment le cas des équipes en charge du Suivi et Évaluation (S&E), mais aussi des équipes IT (voire ICT4D ou innovation) .

Les responsabilités (et donc les compétences nécessaires associées) des personnes en charge de la GDoP sont donc fonction de leur environnement. Par exemple, si une organisation ne dispose pas de département IT, alors le rôle en charge de la GDoP devra également s’intéresser (et disposer des compétences techniques associées) aux aspects IT relatifs à la GDoP. À l’inverse si le département IT est très développé dans l’organisation, la personne en charge de la GDoP aura probablement des marges de manœuvre et des responsabilités réduites, car contrainte par des politiques IT fortes ; elle devra cependant toujours disposer de certaines compétences pour être à même de dialoguer avec les équipes IT – voire, si nécessaire, d’influencer les politiques IT. Il en va de même par rapport au S&E, les responsabilités GDoP se déterminent également en fonction du périmètre des responsabilités détenues par les équipes S&E.

Dans certains cas, les responsabilités GDoP sont détenues par les personnes en charge du S&E, c’est une combinaison qui, dans plusieurs cas, s’avère logique et utile. Elle est donc reprise dans certains scénarios présentés dans ce document tout en soulignant les limites d’une telle approche, étant donné la difficulté de trouver une même personne disposant de la double compétence. Il est ainsi important de rappeler que les responsabilités et donc les compétences que recouvrent le S&E et la GDoP sont bien distinctes et que les scénarios présentés ci-dessous ne s’intéressent qu’aux compétences GDoP

La place du/de la Délégué.e à la Protection des Données ou DPO

Depuis l’avènement du RGPD – Règlement Général sur la Protection des Données, les organisations ont l’obligation de recruter un·e Data Protection Officer (DPO en anglais ou DPD pour Délégué·e à la Protection des données en français) en charge de veiller au respect du cadre légal, notamment au respect de la protection et de la sécurisation des données personnelles et de la communication en cas de fuites de données ou risques d’exposition. En pratique, le périmètre – et surtout les capacités d’intervention – des DPO varie d’une organisation à l’autre, notamment lorsqu’il s’agit de données programmes. Néanmoins, toutes les organisations ne disposent pas – encore – de relais formel pour la·le DPO au sein des missions, départements ou projets. Ainsi les autres postes ou rôles en charge de la gestion des données programmes sont plus ou moins concernés par des responsabilités stratégiques de protection des données en fonction de l’organisation existante au sujet de la protection des données.

Vers quel scénario s’orienter ?

Cette partie a pour vocation de décrire les différents éléments clés permettant d’identifier et de distinguer rapidement les 5 scénarios type.

Scénario A : des responsabilités limitées et dispersées entre chaque projet

• Projets peu articulés à l’échelle d’une mission ou organisation
• Chaque projet dispose de sa propre organisation en gestion des données
• Besoins d’analyse des données limités à la prise de décisions opérationnelles et au reporting (absence de visualisation générale)
• Pas de besoin complexe (type gestion de cas) ni de données sensibles
• Faible volume de données à traiter (par ex : tableaux contenant moins de 10 000 entrées)

Scénario B : des responsabilités techniques appliquées à une spécialité d’intervention

• Organisation très spécialisée dans un domaine d’activité
• Existence de solutions technologiques propres ou spécifiques au secteur d’intervention (ex : santé ou eau)
• Solution technologique jouant un rôle central dans les modalités d’intervention de l’organisation (par ex : logiciel de suivi des patients)
• Formation du personnel spécialisé du secteur à la solution de gestion des données (ou mise en place aisée) ; existence de la double compétence (sectorielle et GDoP)

Scénario C : des responsabilités généralistes coordonnées

• Nécessité d’une gestion coordonnée des données programmes (stratégie commune au niveau national ou par projet multi-zones)
• Déploiement d’équipes S&E prévu ou déjà mis en place
• Pas de besoin complexe (type gestion de cas) ni de données sensibles
• Le volume de données reste plutôt faible
• Besoins d’analyse des données limités à la prise de décisions opérationnelles et au reporting. Absence de visualisation complexe, il n’est donc pas nécessaire de déployer une multitude d’outils techniques (par ex : 1 solution MDC couplée à Excel suffit pour la gestion et l’analyse)

Scénario D : des responsabilités techniques, spécialisées et coordonnées

• Nécessité d’une gestion coordonnée des données programmes (stratégie commune au niveau national ou par projet multi-zones)
• Collectes et analyses de données longitudinales de manière ponctuelle
• Collectes de données sensibles
• Volume de données conséquent
• Implication de quelques externes dans la gestion des données (par ex : partenaires, open data)
• Besoins complexes d’analyses des données (cartes, analyses qualitatives, graphiques variés) et fréquents, impliquant une plus grande diversité de solutions techniques.

Scénratio E : des responsabilités spécialisées et centralisées dans un département

• Nécessité d’une gestion coordonnée des données programmes (stratégie commune au niveau national ou par projet multi-zones)
• Implication de multiples partenaires externes dans la gestion des données (par ex : consortium)
• La gestion des données représente une composante forte d’un programme, pouvant impliquer une ou plusieurs solutions de gestion des données sectorielles
• Volume des données collectées conséquent
• Besoins complexes en collecte de données (type gestion de cas) ou collecte de données sensibles à large échelle
• Besoins fréquents d’analyses et visualisations mises à jour automatiquement (cartes dynamiques, tableaux de bord)
• Grande diversité de solutions techniques (par ex : plusieurs outils de MDC alimentant plusieurs outils de gestion et de visualisation