4.1.2 Focus outil - KoBoToolbox
16-Sept-2022
5 mins
TABLE DES MATIÈRES
Réfléchir à la configuration de votre compte
Une question importante avant de créer vos comptes sur l’outil que vous avez choisi, est comment vous voulez paramétrer les droits des utilisateurs : voulez-vous un seul compte auquel tout le monde se connecte avec des droits d’accès différents, ou par exemple voulez-vous des comptes différenciés selon les secteurs ou les enquêtes (par exemple si vous disposez de données sensibles)?
Dans KoBoToolbox, cela se traduit par deux scénarios principaux au niveau du bureau de pays : avoir un compte central unique pour le bureau de pays ou combiner un compte “mère” avec des comptes “enfants”.
Le compte central (ou “mère”) contient toutes les enquêtes en collecte de données sur mobile qui ont été déployées au niveau du bureau de pays et leurs données connexes, les comptes “enfants” ne contiennent qu’un ensemble donné d’enquêtes déployées et leurs données (les données qui n’ont été collectées qu’en utilisant ce compte). La sélection de ce qui est disponible sur les comptes “enfants” se fait généralement sur la base d’une thématique (protection, eau et assainissement, santé,…) ou d’une période définie.
Principes, avantages et inconvénients de ces deux options sont énumérés ci-après.
- Comptes mère et enfant : Recourir à la fois à un compte central (“mère”) et à des comptes enfants présente l’avantage de vous permettre de définir précisément qui peut accéder à quelles enquêtes et données .
- En général, l’accès au compte mère central est limité à quelques personnes seulement au niveau de la mission, comme les responsables du suivi et de l’évaluation, les gestionnaires de bases de données et/ou les coordinateurs de programmes.
- Les comptes enfants permettent aux utilisateurs d’accéder uniquement aux enquêtes et aux données qui les concernent. Par exemple, chaque gestionnaire de programme (PM) peut accéder uniquement aux données qui le concernent directement.
- Compte unique centralisé : Le fait de n’avoir qu’un seul compte central au niveau du bureau national, accessible à tous, est plus facile à mettre en œuvre et peut être préféré pour les petites délégations ou si aucune donnée sensible n’est collectée. Cette solution augmente cependant les risques en termes de protection des données.
| Un compte centralisé avec des comptes enfant | Un seul et unique compte centralisé | |
|---|---|---|
| Taille du bureau du pays | Si la taille du bureau de pays (avec de nombreux rôles et responsabilités) nécessite d’avoir plusieurs comptes | Petit bureau de pays avec peu de personnes utilisant KoBoToolbox |
| Sécurité des données | Meilleure protection des données, avec moins de personnes ayant accès à un jeu de données donné | NB : attention, risque sur tous les formulaires si tout le monde a le login ! |
Partager un projet KoBoToolbox
Un projet KoBoToolbox (c’est-à-dire l’enquête et/ou les données collectées) peut être partagé d’un compte KoBoToolbox à un autre (par exemple du compte mère aux comptes enfants). Cela se fait en allant sous le projet, en cliquant sur l’icône de partage, puis en définissant à quel(s) compte(s) KoBoToolbox le projet doit être partagé et leurs permissions respectives : droits de visualisation uniquement ou droits de modification.
Première création du compte KoBoToolbox
Qu’est-ce que KoBoToolbox ?
KoBoToolbox est un ensemble intégré d’outils gratuits et open-source pour la collecte de données sur mobiles**, permettant de construire des formulaires, d’agréger et d’analyser les réponses aux entretiens. Il se compose donc d’une plateforme en ligne (serveur) et d’une application de collecte de données (Kobo Collect). Il est développé par la Harvard Humanitarian Initiative pour une utilisation facile et fiable dans des contextes de terrain difficiles, tels que les urgences humanitaires ou les environnements post-conflit.
Vous trouverez de plus amples informations sur KoBoToolbox ici (en anglais).
Créez votre compte KoBoToolbox
Vous pouvez suivre ce tutoriel (en anglais).
- Sur votre navigateur internet, allez à: https://kobo.humanitarianresponse.info/
À noter : Il est important de créer votre compte KoBoToolbox sur le bon site KoBoToolbox - le site de la réponse humanitaire de l’OCHA, hébergé et soutenu par l’OCHA, si vous êtes une ONG humanitaire et n’avez pas votre propre serveur KoBoToolbox, sinon le site de l’HHI.
- Sélectionnez “créer un compte” (create an account)
- Remplissez les informations nécessaires
Remplir les informations nécessaires
- E-mail : utilisez votre adresse e-mail professionnelle
-
Mot de passe :
- Utilisez un mot de passe unique : qui n’est pas déjà utilisé pour une autre application ou un autre site web.
- Utilisez un mot de passe fort : plus de 8 caractères, comprenant des lettres, des chiffres et des signes.
- Enregistrez-le dans un endroit sûr (c’est-à-dire dans une base de données protégée).
- Nom d’utilisateur
Pour conserver la trace des comptes KoBoToolbox existants au niveau du pays ou de l’organisation et pour faciliter les transferts, vérifiez auprès de votre QG s’il existe des indications sur ce que doit être votre nom d’utilisateur, il est recommandé d’avoir une structure commune, telle que :
Compte KoBoToolbox général au niveau de l’organisation, du pays ou de la mission :
- organisation_pays (i.e. tdh_Nigeria)
- organisation_pays_base (i.e. tdh_Guinea_Conakry)
- organisation_pays_thématique (i.e. tdh_Iraq_Wash) ou quelque chose de ce genre.
- Enfin, vérifiez vos emails pour l’email de validation
- Veillez à ne pas cliquer deux fois sur le lien par erreur.
- Vérifiez vos spams si vous ne voyez pas l’email dans votre boîte de réception.
Votre compte KoBoToolbox est maintenant prêt à être utilisé.