4.1.4 Focus outil - ODK Collect

TABLE DES MATIÈRES

• Installation d’ODK Collect
  • Option 1 – Installation avec Google Playstore (la plus simple)
  • Option 2 – Installation avec USB (plus longue)
• Configurer l’adresse (URL) du serveur
• Autres paramètres - Facultatifs
  • Paramètres généraux
  • Navigation
  • Envoi automatique avec Wifi ou avec Réseau
  • Supprimer après l’envoi
  • Finalisation par défaut
  • Comportement du traitement des contraintes
  • Paramètres administrateur
    • Mot de passe de l’administrateur
    • Cacher des menus et des options
  • Claviers virtuels à caractères non-latins
• Maintenance de l’application
  • Garantir un bon départ lors du déploiement d’une nouvelle enquête
  • Maintenir votre application pendant une enquête

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ODK Collect est l’application de collecte de données la plus utilisée dans le secteur humanitaire. N’hésitez pas à consulter ce site pour plus d’informations sur ODK Collect. Cette application fonctionne sous Android et sera installée sur votre appareil mobile permettant d’héberger votre enquête, d’enregistrer les données et de les envoyer à votre compte KoBoToolbox. Différents profils de déploiement existent pour la synchronisation des données :

• En ligne,
• Hors ligne avec USB,
• Hors ligne sur un réseau local.

Installation d’ODK Collect

ODK Collect est l’application sur l’appareil mobile qui hébergera votre enquête, enregistrera les données et vous permettra de les envoyer à votre compte KoBoToolbox. Assurez-vous que l’application est installée sur votre smartphone et qu’elle est fonctionnelle et mise à jour avec la dernière version. Si vous avez besoin de l’installer, vous pouvez consulter cette page ou suivre ces tutoriels :

Option 1 – Installation avec Google Playstore (la plus simple)

Pour cette première option, vous avez besoin d’un compte Google et d’un accès à Internet. Le compte Google peut être créé gratuitement. C’est l’option la plus simple.

• Ouvrez l’application Google Playstore (dont l’icône est triangle vert, blue, jaune et rouge sur fond blanc)
• Dans la barre de recherche, tapez “odk collect” et sélectionnez-le
• Suivez les instructions d’installation. Elle est très simple et ne prend qu’une minute.

Option 2 – Installation avec USB (plus longue)

Cette deuxième option fonctionne lorsque vous ne souhaitez pas utiliser un compte Google Play ou que la connexion Internet de votre téléphone est très mauvaise.

1. Vous devrez d’abord récupérer un fichier apk, qui est le fichier d’installation pour une installation manuelle. Vous pouvez simplement le télécharger avec votre ordinateur. Il est disponible ici

2. Sur le téléphone, vous devez d’abord autoriser les “sources inconnues”. Pour ce faire, allez dans “Paramètres “ ou “Paramètres” (selon votre téléphone). Ensuite, sous “Sécurité”, vous pouvez faire défiler la liste jusqu’à ce que vous trouviez une case pour “Source inconnue”. Assurez-vous qu’elle est cochée (l’emplacement exact de cette fonction peut varier d’un téléphone à l’autre - si elle n’est pas là, cherchez des menus similaires) :

   

3. Vous devez ensuite placer le fichier .apk que vous avez téléchargé sur votre téléphone, dans un dossier auquel vous devez pouvoir accéder ultérieurement depuis votre téléphone. Par exemple, les dossiers “Téléchargement” ou “Documents” sont de bons choix. Connectez simplement votre téléphone par USB à l’ordinateur et copiez le fichier .apk.

4. Ensuite, sur le téléphone, vous devez naviguer jusqu’au dossier où vous avez placé le fichier .apk, tapez dessus et le processus d’installation commencera :

   

   

5. N’hésitez pas à ajouter l’icône ODK Collect directement sur le bureau de votre téléphone, ce qui le rendra plus facilement accessible pour vous et les enquêteurs:

   

Avant de paramétrer votre application ODK Collect, assurez-vous que l’application est bien installée (dernière version) sur votre appareil mobile et qu’elle est fonctionnelle. Il existe deux types de paramètres qui peuvent être configurés dans ODK Collect : les obligatoires et les facultatifs.

Configurer l’adresse (URL) du serveur

En d’autres termes, vous devez indiquer à ODK Collect “où” obtenir les formulaires et envoyer les soumissions pour l’enquête qu’il utilisera. Plusieurs serveurs sont compatibles avec ODK Collect et peuvent donc être connectés. Il y a par exemple ODK Central (ancien nom ODK Aggregate) pour lequel vous avez un tutoriel ici (en anglais).

Il est également possible de lier ODK Collect directement à une feuille google, voir ici et cette vidéo d’ Humanitarian Data solutions (en anglais).

Ici nous allons détailler la connexion au serveur KoBoToolbox, vous pouvez également voir cette vidéo d’Humanitarian Data solutions video.

Pour connecter ODK Collect au serveur KoBoToolbox :

• Si vous utilisez un compte KoBoToolbox en ligne sur la plateforme OCHA, l’URL du serveur doit être définie comme cela: https://kobo.humanitarianresponse.info/YOUR_Kobo_LOGIN
• Ouvrez ODK Collect ( ), appuyez sur le bouton “Menu “ et choisissez “Paramètres généraux “, puis “Configurer les paramètres de la plateforme”.
• Vous devez ensuite spécifier l’adresse de votre compte KoBoToolbox. Dans l’exemple ci-dessus, le nom d’utilisateur KoBoToolbox était “jean”. Remplacez-le par le vôtre :

Vous pouvez laisser le nom d’utilisateur et le mot de passe vides, sauf si vous avez exigé une authentification pour ce compte.

Autres paramètres - Facultatifs

Cette section concerne les choix que vous pouvez faire dans la configuration d’ODK Collect, en fonction de la façon dont vous préférez gérer l’enquête. Vous pouvez simplement laisser tous les paramètres à leur valeur par défaut, ou les affiner en fonction de vos besoins.

Paramètres généraux

Vous pouvez y accéder en appuyant sur le bouton “Menu” et choisir “Paramètres généraux”. Vous disposez alors de 4 options :

• Serveur
• Interface utilisateur
• Gestion des formulaires
• Identité de l’utilisateur et du dispositif

“Interface utilisateur “ et “Gestion des formulaires “ sont les deux menus où se trouvent d’importants paramètres optionnels. Pour avoir un aperçu de tous les paramètres d’ODK Collect, consultez cette page (en anglais).

Navigation

La fonction “navigation” peut être utilisée pour définir la manière de passer d’un écran à l’autre. Cela peut être uniquement un glissement, uniquement des boutons au bas de l’écran, ou les deux. Sur les petits écrans, les boutons occupent une partie de l’espace de l’écran et il est donc recommandé d’utiliser uniquement le swipe.

Envoi automatique avec Wifi ou avec Réseau

Si cette case est cochée, tout formulaire enregistré comme “finalisé” sera automatiquement envoyé au serveur dès que le Wifi, ou le Réseau, sera disponible, sans passer par la fonctionnalité “envoyer le formulaire finalisé “.

Cette option n’est pas recommandée pour la plupart des opérations car elle n’offre aucun moyen de vérifier les données sur l’appareil mobile avant l’envoi, ce qui est souvent préférable.

Supprimer après l’envoi

Bien qu’il soit recommandé de ne pas utiliser les appareils mobiles comme stockage à long terme, tant que l’enquête est en cours, il peut être raisonnable de conserver les formulaires sur les appareils mobiles. Ils peuvent alors être supprimés une fois les données collectées et les sauvegardes appropriées établies. Dans la plupart des cas, cette option ne devrait pas être cochée.

Finalisation par défaut

L’option “finaliser par défaut” cochera automatiquement la case “Marquer le formulaire comme finalisé “ à la fin de l’enquête :

Si “finaliser par défaut “ n’est pas coché, alors soit l’enquêteur devra le vérifier manuellement lorsqu’il arrivera à la fin, soit les responsables de l’enquête après avoir vérifié les données et en voulant les envoyer au compte KoBoToolbox. Il peut être pratique de NE PAS considérer les formulaires par défaut comme finalisés. Il est ainsi plus facile de savoir quel formulaire a été revu et vérifié par le gestionnaire d’enquête ou un superviseur. Au moins au début de l’enquête, quelqu’un devrait revoir le travail avant qu’il ne soit envoyé sur le site Web. Cette option peut ensuite être modifiée ultérieurement, si l’on observe que la qualité des données est acceptable et qu’il n’est plus nécessaire de vérifier systématiquement chaque enregistrement.

Comportement du traitement des contraintes

Dans “Gestion des formulaires”, en cliquant sur “Comportement du traitement des contraintes”, on peut choisir l’un des 2 moyens de gérer les réponses requises (qui ne peuvent être ignorées), ou les éventuelles restrictions sur les réponses (par exemple, l’âge de la personne répondant ne peut être inéfrieur à 10 ans ou supérieur à 100 ans) que propose ODK Collect.

• La première option (recommandée) est de valider chaque question dès qu’une réponse y est apportée. Si vous essayez de glisser vers la gauche sur une question obligatoire ou sur laquelle une contrainte n’est pas respectée, ODK Collect bloquera l’opération et demandera une réponse valable avant de continuer.
• La seconde option consiste à reporter la validation à l’étape finale du relevé : “Finaliser le formulaire”. Dans ce cas, si une question obligatoire a été ignorée (ou une contrainte non respectée), ce n’est qu’à ce moment que l’utilisateur sera renvoyé vers les questions qui posent problème afin d’y apporter une réponse (ou modifier la réponse) avant d’accepter la finalisation du formulaire. Notez qu’il est impossible d’envoyer un formulaire non finalisé vers le site web

Pour les recenseurs peu aguerris, il est fortement recommandé de valider chaque réponse lors du glissement vers la gauche (option par défaut). Les contraintes d’un relevé existent pour leur éviter des erreurs. Si la validation n’est faite qu’à la fin du processus, le risque de faire beaucoup d’erreurs est plus important et cela crée de la confusion. Le responsable du relevé peut alors se retrouver avec un téléphone contenant de nombreuses questions sans réponse, mais vu que le relevé a été effectué par quelqu’un d’autre, il peut être compliqué de corriger les erreurs ou compléter le formulaire.

Paramètres administrateur

Mot de passe de l’administrateur

Un mot de passe peut être mis en place pour protéger l’accès aux paramètres administrateur. Cela peut être utile pour les endroits isolés, où le support à distance est la seule solution disponible pour le débogage, et qu’on s’inquiète de la possibilité pour les recenseurs d’accéder à des paramètres qu’ils ne devraient pas pouvoir modifier.

Cacher des menus et des options

Les 3 sous-menus du “Contrôle d’Accès Utilisateur” (“Paramètres du Menu principal”, “Paramètres utilisateurs” et “Paramètres d’entrée du formulaire”) permettent de cacher certaines options du menu principal ou des paramètres généraux. Cela peut être utile pour par exemple éviter qu’un recenseur puisse supprimer par erreur un formulaire (voire pire, le formulaire “vierge”).

“Supprimer formulaire sauvegardé” (dans “Paramètres du Menu principal”) est certainement le choix le plus utile à cacher. Gardez à l’esprit que si vous cachez “Envoyer un formulaire finalisé”, le responsable devra chaque soir, avant d’envoyer les données au serveur, recocher l’option, envoyer les données puis la décocher à nouveau, ce qui peut prendre du temps en fonction du nombre de téléphones à gérer.

Claviers virtuels à caractères non-latins

Il est généralement possible d’utiliser un clavier avec des caractères non latins sur votre appareil mobile durant un relevé.

• Par exemple sur Sony Ericsson Xperia, appuyez sur la touche “globe” du clavier physique (ou la touche “outil” du clavier virtuel ) pour accéder aux options de langues. Cliquez alors sur “Langues” et cochez le(s) langue(s) que vous voulez ajouter (par exemple Arabe).
• Revenez à votre formulaire en utilisant 2 fois le bouton “Entrée”. Vous pouvez alorsfaire défiler les différentes configurations de clavier choisies en touchant le bouton “globe” et utiliser celle de votre choix pour taper le texte.
• Pour supprimer ces langues additionnelles restez appuyé sur le bouton “globe” pendant quelques secondes. Les paramètres du clavier vont apparaître, vous permettant de décocher les langues que vous ne souhaitez plus utiliser.

Maintenance de l’application

Ce tutoriel passe en revue quelques bonnes pratiques pour maintenir votre application de collecte de données et exécuter votre enquête sans problème.

Garantir un bon départ lors du déploiement d’une nouvelle enquête

Pour éviter tout problème, il est conseillé de s’assurer que le matériel et l’application sont “propres” et prêts à être utilisés :

• Si l’appareil a été utilisé pour d’autres enquêtes, vérifiez que toutes les données déjà présentes ont d’abord été synchronisées.
• Il est alors recommandé de faire un reset de l’application à la valeur d’usine par défaut pour un démarrage propre.

  Cette action supprimera les anciens formulaires sauvegardés, les formulaires vierges et plus encore, en fonction de l’action sélectionnée. Le minimum est de supprimer les formulaires vierges et sauvegardés.

• Assurez-vous que la dernière version de l’application est installée sur votre appareil (sinon, mettez-la à jour).

Maintenir votre application pendant une enquête

Après le début de l’enquête, les bonnes pratiques suivantes permettent d’assurer une bonne collecte de données :

• Vérifiez que vos formulaires sont envoyés et finalisés régulièrement. La méthode (envoi automatique ou manuel) ainsi que la fréquence de synchronisation doivent être définies au préalable, et mises en place dans les Standard Operating Procedures (SOP).
• Vérifiez si des modifications ont été apportées à l’enquête, que vous avez la dernière version de l’enquête en comparant la version et le nom de votre “formulaire vierge” actuel avec le nouveau “formulaire vierge” disponible.