5.6.2 Premiers pas dans la construction de formulaire

TABLE DES MATIÈRES

• Premiers pas avec le générateur de formulaires en ligne KoBoToolbox - Utilisateur de base
  • Où accéder au générateur de formulaires ?
  • Comment générer un nouveau formulaire ?
• Menu du générateur de formulaires en ligne
• Paramètres des questions
• Options de questions
• Où renommer une question (variable) ou un choix de réponse (option ou valeur) dans KoboToolbox ?
  • Comment ajouter la norme Humanitarian Exchange Language dans KoBoToolbox ?
• Premiers pas avec un XLSForm – Utilisateur avancé
  • À propos du XLSForm
  • Comment importer un XLSForm dans KoBoToolbox ?
  • Comment adapter un XLSForm existant ?
    • Etape 1 : Téléchargez le dernier XLSForm de votre projet (sur KoBoToolbox par exemple)
    • *Étape 2 : Créez une deuxième version de votre formulaire et sauvegardez-la dans vos fichiers
    • Étape 3 : Modifiez votre nouveau XLSForm
    • Étape 4 : Importer votre nouveau XLSForm sur le serveur
    • Etape 5 : Test complet de votre XLSForm sur le serveur et/ou smartphones/tablettes
  • Où (re)nommer une question (variable) ou un choix de réponse (option ou valeur) dans un XLSForm ?
  • Comment ajouter la norme Humanitarian Exchange Language dans XLSForm ?

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Premiers pas avec le générateur de formulaires en ligne KoBoToolbox - Utilisateur de base

Pour construire votre formulaire à partir de zéro dans le générateur en ligne KoBoToolbox, vous pouvez suivre ce tutoriel en anglais.

Vous trouverez ci-dessous les étapes à suivre pour créer votre propre formulaire à l’aide de l’outil de conception de formulaires en ligne.

Où accéder au générateur de formulaires ?

1. Si vous n’en avez pas déjà un, créez un compte KoBoToolbox (https://kobo.humanitarianresponse.info) et connectez-vous.
2. Sur la page d’accueil par défaut, cliquez sur le bouton « NOUVEAU »
3. Sélectionnez « Projet ».
4. Entrez le nom et la description du projet (le cas échéant) et cliquez sur “Créer un projet” (voir image ci-dessous).
5. La fenêtre suivante (un formulaire vide) apparaîtra sur votre écran :

Comment générer un nouveau formulaire ?

1. Ajouter une question en utilisant le signe ‘+’.
2. Tapez le libellé de votre question (telle qu’elle doit apparaître sur le téléphone), puis cliquez sur “+ ajouter une question” :
3. Sélectionnez le type de réponse attendu dans la liste des options. Le tableau suivant résume toutes les options (en date de février 2018) et leur description.
4. Remplissez les paramètres relatifs à la question (libellés des réponses, codes…) si nécessaire. Selon le type de question choisi, vous devrez fournir des renseignements supplémentaires. Par exemple, en choisissant “select_one” (pour “question à choix unique”), le générateur du formulaire affichera l’écran suivant où les réponses possibles doivent être entrées :

Menu du générateur de formulaires en ligne

Cette page vous explique l’interface de KoBoToolbox. En outre, voici des informations complémentaires sur les boutons du mode d’édition du menu de votre générateur de formulaires. Le mode d’édition de votre formulaire vous donne également accès à quelques options générales:

À gauche de votre écran

Après avoir ajouté une ou plusieurs questions, vous pouvez cliquer sur ce symbole pour prévisualiser (simuler) le formulaire en cours de génération et voir si l’enquête est affichée comme prévu.

Pour développer/réduire toutes les questions du formulaire en un seul clic.

Pour regrouper une ou plusieurs questions dans un formulaire. Il peut être utile dans diverses situations : diviser un formulaire long en sections, sauter un groupe de questions (en utilisant la logique de saut, voir chapitre suivant), répéter un groupe de questions (par exemple, lors de l’interview des membres d’un ménage).

Si vous souhaitez ajouter une question en cascade, cliquez sur ce bouton pour ouvrir une fenêtre vide dans laquelle vous pouvez importer des questions et les réponses correspondantes à partir d’un fichier Excel. Les questions en cascade sélectionnées sont des ensembles de questions dont les options dépendent de la réponse à une question précédente (par exemple, Q1 demande de choisir un pays, Q2 demande de choisir la région dans ce pays). L’importation d’ensembles de questions en cascade dans le générateur de formulaires en ligne est expliquée ici en anglais.

À droite de votre écran

Layout : Une enquête peut être lancée soit par téléphone, soit directement depuis le site web de KoBoToolbox. Cette option vous permet de sélectionner la façon dont le formulaire Web sera affiché si l’enquête est exécutée en ligne.

Paramètres des questions

Ce tutoriel vous expliquera comment accéder aux paramètres avancés, supprimer, dupliquer ou ajouter une question à la bibliothèque en cliquant sur le symbole correspondant:

Options de questions

L’accès aux paramètres d’une question (bouton gris) ouvre le menu suivant :

Le menu “Option” (expliqué ici en anglais) permet de:

• Définir le nom de la colonne de données.

• Ajouter un indice sous la question pour aider l’enquêteur
• Rendre la question obligatoire (pour éviter de sauter une question importante)
• Ajouter une réponse par défaut
• Choisir l’apparence de la question
• Ajouter des tags et attributs du standard Humanitarian Exchange Language (HXL)

Pour éviter cela, il est donc recommandé de le renommer manuellement. Les recommandations et les conseils pour choisir un nom approprié pour votre variable et vos options sont détaillés à la section 5.5.2 Nommer ses variables et options.

Où renommer une question (variable) ou un choix de réponse (option ou valeur) dans KoboToolbox ?

Comment renommer une question sur KoBoToolbox ? Pour renommer une question (aussi appelée variable) sur KoBoToolbox, sélectionnez la question à modifier, cliquez sur “Paramètres”, puis sur “Options” et renommez votre variable dans Nom De La Colonne Des Données.

Nom de la variable dans KoBoToolbox

Comment renommer un choix de réponse sur KoBoToolbox ? Afin de renommer un choix de réponse (parfois appelé option ou valeur pour les listes de choix) sur KoBoToolbox, sélectionnez la réponse qui vous intéresse et modifiez le nom à côté du choix à modifier (à côté de “Valeur”).

Comment ajouter la norme Humanitarian Exchange Language dans KoBoToolbox ?

L’ajout du langage HXL directement à votre formulaire aidera les autres personnes travaillant avec votre formulaire (dans le générateur de formulaires en ligne ou XLSForm) ou la base de données de sortie. Vous trouverez ici un tutoriel expliquant comment utiliser les bons tags et les bons attributs sur vos données, qui peut être utilisé conjointement avec l’Assistant de Tag HXL. Voici un tutoriel qui vous explique comment ajouter directement la norme HXL à votre formulaire avant la collecte de données sur le générateur de formulaire en ligne KoBoToolbox.

Premiers pas avec un XLSForm – Utilisateur avancé

À propos du XLSForm

Un XLSForm est composé de 3 onglets :

• L’onglet “survey” indique le type de questions, ainsi que leurs noms, étiquettes, traductions possibles, et autres options associées.
• L’onglet “choices” liste toutes les réponses possibles par rapport aux questions de l’onglet “survey”.
• L’onglet “settings” avec les paramètres généraux.

Contrairement aux générateur de formulaires en ligne, un formulaire au format XLSForm est créé et preparé hors ligne avant d’être importé dans votre serveur (KoBoToolbox ou autre serveur compatible).
Construire à partir de zéro un XLSForm dans Excel peut être une solution, cependant une bonne pratique est de partir d’un autre XLSForm et de le modifier en fonction des besoins pour ne pas partir d’une page blanche. Vous pouvez gagner un temps précieux en réutilisant des contraintes et des critères de validation similaires, ou les mêmes listes de choix de réponses ou un ensemble de questions déjà traduites.

Comment importer un XLSForm dans KoBoToolbox ?

Une fois le formulaire créé et sauvegardé, il peut être importé dans KoBoToolbox en suivant ces étapes :

• Cliquer sur “Nouveau”
• Sélectionner “upload”.
• Sélectionner le fichier “.xls” et “Ouvrir”.

Le formulaire sera alors ajouté en tant que nouveau projet et peut être déployé de la même manière qu’un formulaire en ligne.

Le XLSForm peut également être importé en remplaçant un formulaire existant :

• Cliquer sur le symbole « Projets »

• Sélectionner le menu « Plus d’actions » (du projet que vous voulez remplacer)

• Cliquer sur « Replace form ».

Comment adapter un XLSForm existant ?

Etape 1 : Téléchargez le dernier XLSForm de votre projet (sur KoBoToolbox par exemple)

Si vous n’avez pas la dernière version de votre XLSForm enregistrée dans l’un de vos fichiers, vous devrez d’abord la télécharger depuis le projet sur le serveur (ici KoBoToolbox). Pour ce faire, allez sur le serveur, sélectionnez votre projet et cliquez sur “Télécharger XLS”.

*Étape 2 : Créez une deuxième version de votre formulaire et sauvegardez-la dans vos fichiers

Afin d’éviter toute confusion dans vos différents XLSForm, nous vous recommandons, avant de commencer toute adaptation/modification dans votre XLSForm, de faire une copie de votre formulaire initial, de le renommer selon sa version (par exemple V2 car le formulaire initial est V1) et de le sauvegarder dans vos fichiers. Chaque fois que vous le modifiez, répétez les mêmes étapes en le renommant selon les versions adéquates (V3, V4, etc.). Ensuite, allez dans l’onglet “settings” de votre XLSForm et changez la version du document dans les colonnes “id_string” et “version” (par exemple de « My survey_V1 » à « My survey_V2 »).

Étape 3 : Modifiez votre nouveau XLSForm

Yous êtes maintenant prêt à adapter votre XLSForm. Le site web suivant est très complet et explique en détail comment développer XLSForm via Excel. L’aide-mémoire peut également vous aider dans cette étape.

Étape 4 : Importer votre nouveau XLSForm sur le serveur

Lorsque vous êtes suffisamment satisfait de la version adaptée de votre formulaire, vous pouvez l’importer sur votre serveur en cliquant sur le projet de votre formulaire et sur “Replace with XLS”. Une nouvelle fenêtre s’ouvrira où vous pourrez naviguer pour trouver votre nouveau XLSForm. Sélectionnez votre formulaire et cliquez sur “Upload”.

Etape 5 : Test complet de votre XLSForm sur le serveur et/ou smartphones/tablettes

Dans la collecte de données sur mobile, les tests sont la clé d’une collecte, d’un nettoyage et d’une analyse des données efficaces et fluides ! Plus vous testez votre formulaire au début (dans différentes circonstances, en explorant les différentes possibilités, en ligne et sur les tablettes/smartphones), moins vous rencontrerez de problèmes lors de votre collecte de données.

Où (re)nommer une question (variable) ou un choix de réponse (option ou valeur) dans un XLSForm ?

Cette section examine à la fois les noms des variables/questions (qui deviendront des en-têtes de colonne dans les données téléchargées depuis votre serveur, dans section bleue) et les valeurs des listes d’options (également appelés choix de réponse ou options et qui deviendront les valeurs attribuées à chaque sélection dans ces colonnes, en orange).

Exemple d’une base de données (chaque colonne représente une variable/question et chaque ligne représente une entrée de données)

Lors de l’exportation de vos données depuis KoBoToolbox (en sélectionnant le projet, en cliquant sur “Données”, puis sur “Téléchargements” et en sélectionnant “XLS”), vous avez deux types différents d’exportation dans Excel :

Possibilités d’exportation Excel de KoBoToolbox

• “English” / “Français”/etc. : les questions/variables et les options sont rapportés dans votre base de données avec les “libellés” (ce qui est affiché sur le téléphone) que vous leur avez données. Vous avez autant de possibilités pour la base de données avec des libellés que de langues que vous avez dans votre enquête.
• “Valeurs et en-tête XML” : les questions/variables et les options sont rapportés dans votre base de données avec les “noms” que vous leur avez donnés.

Pour renommer une variable ou une question dans un XLSForm, sélectionnez l’onglet “survey”, allez dans la variable qui vous intéresse et modifiez son nom en conséquence dans la colonne “name”.

Modification du nom d’une variable

Pour renommer une option de réponse dans un XLSForm, sélectionnez l’onglet “choices”, allez dans l’option d’intérêt et modifiez son nom en conséquence dans la colonne “name”.

Modifification du nom des options

Comment ajouter la norme Humanitarian Exchange Language dans XLSForm ?

En outre, vous devriez ajouter la langage HXL directement à votre formulaire pour aider les autres personnes qui travailleront avec votre formulaire ou la base de données de sortie.

Vous trouverez ici un tutoriel expliquant comment utiliser les bons tags et les bons attributs sur vos données, qui peut être utilisé conjointement avec l’Assistant de Tag HXL. Voici quelques tutoriels qui expliquent comment ajouter directement HXL à votre XLSForm vant la collecte des données sur KoBoToolbox ou sur le serveur de collecte de données sur mobile ONA.