6.3 Quelques astuces utiles

TABLE DES MATIÈRES

• 6.3.1 La fonction =ABS
• 6.3.2 La fonction =SIERREUR
• 6.3.3 Mise en forme de cellules fusionnées
• 6.3.4 La formule Aujourd’hui
• 6.3.5 Les formules temps “classique”

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Cette catégorie comprend les petites astuces qui ne méritent pas forcément une mise en avant, mais qui sont très utiles ( par exemple : les formules ABS, SIERREUR par exemple).

6.3.1 La fonction =ABS

Cette fonction renvoie la valeur absolue d’une valeur. Il suffit d’insérer dans votre cellule le signe égal suivi du nom de la fonction et du nombre sur lequel celle-ci va s’appliquer. Ce nombre peut-être une cellule qui le contient ou le nombre lui-même. Voici quelques exemples :

6.3.2 La fonction =SIERREUR

Elle est utilisée pour vérifier s’il y a une erreur dans le premier argument de la formule. La fonction renvoie le résultat de la formule s’il n’y a pas d’erreur, ou la valeur SIERREUR si une formule génère une erreur.

La syntaxe de la fonction SIERREUR est :

SIERREUR(valeur,valeur si erreur)

Où valeur et valeur si erreur sont les valeurs saisies à la main ou incluses dans les cellules auxquelles il est fait référence.

6.3.3 Mise en forme de cellules fusionnées

Vous savez probablement qu’utiliser des cellules fusionnées est généralement déconseillée lorsque l’on construit un fichier Excel. Pourquoi ? Parce que cela induit généralement des erreurs de référencement, des problématiques de duplication etc etc…

Mais si vous voulez conserver l’aspect esthétique de cellules fusionnées tout en n’ayant pas le désavantage des cellules fusionnées, il existe une astuce relativement simple. Dans l’exemple suivant, on veut imiter la fusion des 3 cellules A1 – B1 et C1. Pour cela, on sélectionne les trois cellules et l’on clique sur la petite flèche en bas à droite de la boite Alignement, dans la section Accueil.

Et dans la fenêtre qui s’affiche, vous allez ensuite pouvoir sélectionner dans l’alignement horizontal du texte, l’option « Centré sur plusieurs colonnes ».

Et vous obtiendrez donc des cellules d’aspect fusionnées, mais dont le contenu est intégralement circonscrit à la cellule A1 (attention donc aux possibles conflits de mise en forme ultérieurs le cas échéant).

6.3.4 La formule Aujourd’hui

Une des premières choses à savoir en matière de temporalité dans Excel est que vous pouvez soustraire des dates (du moment qu’elles sont bien formatées en date), et obtenir ainsi un intervalle (qui vous sera renvoyé par défaut en jours, que vous pouvez ensuite convertir en mois/semaines le cas échéant. C’est particulièrement utile quand vous avez besoin de savoir le temps restant pour accomplir une activité dans un fichier de suivi par exemple.

Et vous pouvez complexifier cette approche en utilisant d’autres formules, telle que la formule AUJOURDHUI. Comme son nom l’indique, elle renvoie la date d’aujourd’hui dans la cellule indiquée. En soi (à part pour des applications cosmétiques), ça n’a pas grand intérêt, mais combiné avec d’autres fonctions, ou pour des calculs, elle peut être particulièrement utile.

Imaginons par exemple que vous pilotez un projet et vous voudriez avoir une indication moyenne de l’argent à dépenser par mois (et ainsi ajuster votre consommation si vous avez par exemple des dépenses fixes qui peuvent être modulées).

Vous pouvez utiliser ce fichier joint en exemple.

Vous pouvez définir une date de fin dans une cellule de référence (dans notre exemple, la cellule B1) et, en combinant cette référence avec le montant restant sur le projet et la formule aujourd’hui, vous pouvez calculer une moyenne mensuelle (voire quotidienne le cas échéant), de la façon suivante :

=F11/(((B1-AUJOURDHUI()))/30)

30 est le nombre de jour par mois, F11 le budget total restant et B1 la date de fin. De cette manière vous obtenez le temps restant à l’échelle mensuelle (que vous pouvez changer à l’échelle hebdomadaire si besoin de précisions de fin de projet par exemple) comme le montre ce fichier, une fois que vous avez fixé des coûts unitaires et des nombre d’unités.

6.3.5 Les formules temps “classique”

A partir d’une date, vous pouvez également extraire le mois de cette date, l’année, et la semaine, avec les formule =MOIS(), =ANNEE() et =NO.SEMAINE(). A première vue cela peut sembler inutile, mais c’est important par exemple pour ajouter un filtre sur un suivi de dépenses.

Imaginons par exemple que vous avez un fichier de suivi de dépense avec des dates précises pour chaque entrée/sortie. Vous voulez ajouter un tableau croisé dynamique (cf. rubrique) pour compiler les données et analyser vos dépenses.

Si vous n’ajoutez pas une colonne mois (et année de la même façon), il ne sera pas possible de visualiser les dépenses faites pendant une période de temps, que ce soit un mois, plusieurs mois etc… Pour cela il vous faut ajouter une colonne avec la fonction mois par exemple, et ensuite vous pouvez ajouter un filtre dans votre tableau croisé dynamique pour faire votre filtre, ou ajouter une dimension temporelle à un graphique croisé dynamique par exemple, de la façon suivante :

Pour ensuite obtenir ce graphique :

N’hésitez pas à vérifier le cas échéant le fichier joint en exemple.