8.2.4 Modifier et redeployer un formulaire
16-Sept-2022
11 mins
TABLE DES MATIÈRES
- Type de changement
- Comment adapter votre formulaire déjà déployé ou Les étapes de base pour adapter un formulaire déjà déployé
La modification et le redéploiement d’un formulaire déjà en cours sur le terrain - bien que souvent plus facile qu’auparavant vu l’évolution de la technologie - ne doivent pas être pris à la légère, car les risques de perte de données peuvent toujours exister. Vous devez donc bien sûr commencer par sauvegarder un ensemble de données existantes, puis considérer l’impact du changement que vous souhaitez apporter. Pour ce que nous appelons les “changements majeurs”, nous recommandons de suivre une procédure spécifique afin de vous protéger de toute perte de données. Sur ce point, les tableaux sur le type de changement vous aideront à déterminer ce qui peut être considéré comme un changement majeur et ce qui serait plus mineur.
Type de changement
Qu’est-ce qu’un changement mineur ?
| Type de modification | Exemple |
|---|---|
| Modifier le libellé de la question | Vous n’êtes pas satisfait du libellé de la question A2.1, et vous souhaitez donc la modifier. |
| Modifier la liste de choix | Vous voulez ajouter “Ne sait pas” à une question de type Oui ou Non. |
| Modifier une contrainte ou un message de contrainte | Vous voulez éviter d’avoir une réponse “-1” à la question sur le nombre de membres du ménage et modifiez donc la contrainte de la question pour éviter tout nombre négatif. |
| Modifier la colonne “required” | Vous voulez rendre les questions A1, A2 et A5 obligatoires. |
| Modifiez la colonne “relevant” | Vous voulez que la question B2.2 n’apparaisse que si la réponse à B2.1 est “oui”. |
| Modifier la colonne “calculation” | Vous souhaitez modifier un calcul de somme de questions en un calcul de pourcentage. Gardez en tête néanmoins l’impact que cela aura sur votre base de données |
Si vous souhaitez une clarification sur la différence entre le nom et le libellé l’étiquette dans un formulaire. Vous pouvez également consulter la section 5.5.2 Nommer ses variables.
Qu’est-ce qu’un changement majeur ?
| Type de modification | Exemple | Risque encouru |
|---|---|---|
| Modifier le type de question | Vous voulez changer le type de question d’une question de select_one à select_multiple. | L’ensemble de la base de données peut tomber en panne et vous risquez donc de perdre toutes les données déjà collectées. |
| Changer le nom de la question | Vous voulez changer le nom de la question (le “name” au sens technique du terme) “genre” en “sexe” pour une question spécifique | Perdre des données et des formulaires précédemment soumis. |
| Supprimer une question/ plusieurs questions | Vous vous rendez compte que la question C4 était pertinente dans le village A, mais pas dans le village B. Vous décidez donc de supprimer cette question completement | Les données recueillies dans le village A à partir de la question C4 seront perdues ; L’ensemble de la base de données peut tomber en panne et vous risquez donc de perdre toutes les données déjà collectées. |
| Supprimer les groupes | Vous ne voyez plus le besoin d’avoir les questions regroupées. | Affecte la structure des données |
| Ajouter un groupe | Si les anciennes données n’etaient pas dans un groupe | Affecte la manière dont les données exportées sont présentées et la structure des données |
Comment adapter votre formulaire déjà déployé ou Les étapes de base pour adapter un formulaire déjà déployé
(Spécifique à un changement majeur) Créez une copie de votre projet et renommez-la
Sur la page “Projet” de KoBoToolbox, cliquez sur “Clone” on the line of your project. sur la ligne de votre projet. Le serveur vous demandera alors de le renommer : renommez-le en lui donnant une autre version (par exemple V2 car le projet initial est V1, ou V3 si la version précédente était V2).
Votre projet nouvellement créé se trouvera dans la section “Brouillon” du serveur.
Modifiez votre formulaire
Vous avez deux façons de modifier votre formulaire et les deux ont des conditions préalables différentes :
- Modifiez votre formulaire sur XLSForm – pré-requis : avoir une assez bonne connaissance de XLSForm (et une connexion internet suffisante pour télécharger le XLSForm si vous avez commencé votre projet dans KoBoToolbox et le retélécharger dans KoBoToolbox après les modifications.).
- Modifiez votre formulaire en ligne (sur KoBoToolbox) - condition préalable : disposer d’une bonne connexion Internet.
Modifiez votre formulaire par le biais du XLSForm
Si vous le faites, n’oubliez pas de recharger votre formulaire sur le serveur avant de passer à l’étape suivante.
Jetez un coup d’œil à la section 5.6.2 Premiers pas dans la construction de formulaire - Comment adapter un XLSForm existant ? qui fournit quelques bonnes pratiques pour adapter un XLSForm existant.
Quelques aspects importants à garder à l’esprit :
- Créez une deuxième version de votre formulaire et enregistrez-la dans vos fichiers (versionnage1). Le versionnage vous permettra d’éviter toute confusion quant à savoir quel formulaire vous avez utilisé pour quelle collecte de données (ou quelle partie d’une collecte de données), lequel est le plus à jour, etc.
- Lorsque vous êtes suffisamment satisfait de vos modifications, n’oubliez pas de tester le formulaire de manière approfondie pour vous assurer que tout est correct et fonctionne bien. Dans le domaine de la collecte de données mobiles, les tests sont la clé d’une collecte, d’un nettoyage et d’une analyse réussis et harmonieux des données !
Modifiez votre formulaire en ligne sur KoBoToolbox
Afin de modifier votre formulaire sur KoBoToolbox, sélectionnez le projet et cliquez sur “Modifier”.
Vous pouvez ensuite modifier votre formulaire directement en ligne.
N’hésitez pas à vous aider des tutoriels parties 5.6 Construire son formulaire en commencent par 5.6.2 Premiers pas dans la construction de formulaire - Premiers pas avec le générateur de formulaires en ligne KoBoToolbox.
N’oubliez pas de sauvegarder régulièrement vos modifications en cliquant sur “Enregistrer” afin d’éviter de perdre vos modifications et de devoir tout recommencer à cause de problèmes de connexion.
Veuillez également à tester régulièrement votre formulaire en cliquant sur “Aperçu” pour vérifier que le formulaire a été correctement modifié.
Enfin, assurez-vous de télécharger le XLSForm finalisé à partir du générateur de formulaires KoBoToolbox en cliquant sur “Télécharger XLS” et de l’enregistrer dans vos fichiers à des fins de sauvegarde (c’est-à-dire au cas où vous supprimez involontairement l’ensemble du projet de KoBoToolbox).
Envoyez vos données déjà collectées au serveur
Lorsque vous êtes pleinement satisfait des modifications apportées à votre formulaire, vous devez envoyer au serveur toutes les données que vous avez déjà recueillies sur le smartphone/tablette.
Vérifiez que tous les formulaires sont déjà finalisés sur votre smartphone/tablette.
Allez dans “Edit Saved Form” et cliquez sur tous les formulaires qui ont le statut “Saved”. Pour chacun d’entre eux, allez à la fin du formulaire, cochez la case “Mark form as finalized” et cliquez sur “Save Form and Exit”.
Envoyez tous les formulaires finalisés au serveur.
Allez à “Send Finalized Form”, cochez tous les formulaires et cliquez sur “Send Selected”.
Que se passe-t-il si vous oubliez d’envoyer d’abord les données collectées au serveur ? Afin de pouvoir envoyer les données collectées au serveur, ODK/Kobo Collect sur votre smartphone/tablette doit connaître l’emplacement exact auquel il doit les envoyer. Lorsque vous modifiez, même légèrement, votre formulaire déjà déployé, le serveur remplace la version initiale du formulaire par la version modifiée. La version initiale du formulaire à laquelle se rapportent les données déjà collectées ne sera plus visible sur le serveur. Ainsi, le smartphone/tablette tentera d’envoyer les données collectées au serveur via un lien qui pourrait ne plus être valide (le formulaire initial n’existe plus).
Déployez votre formulaire adapté
Changement mineur
Lorsque vous avez téléchargé une nouvelle version de votre XLSForm, elle apparaît dans la section “Version actuelle” (non déployée). Afin de rendre le formulaire public et visible sur le smartphone/tablette, vous devrez le déployer en cliquant sur “Redeployer”. Le système vous informera alors qu’il devra “remplacer le déploiement existant”. Comme vous avez déjà envoyé les données déjà collectées via le déploiement existant, vous pouvez confirmer en cliquant sur “OK”. Votre formulaire est maintenant redéployé et prêt à être téléchargé sur les smartphones/tablettes.
Changement majeur
Votre nouveau formulaire et votre nouveau projet ont été automatiquement mis au format “Version préliminaire” et ne sont pas encore visibles pour le smartphone/tablette. Afin de les rendre publics et visibles sur le smartphone/tablette, vous devrez les déployer en cliquant sur “Déployer”.
Votre formulaire est maintenant déployé (ainsi que votre version précédente) et prêt à être téléchargé sur le smartphone/tablette.
Téléchargez votre formulaire adapté sur le smartphone/tablette.
Supprimez les formulaires précédents sur le smartphone/tablette.
Avant de télécharger le nouveau formulaire et afin d’éviter toute confusion chez les enquêteurs quant au formulaire à utiliser pour l’enquête, vous devez d’abord supprimer le formulaire initial sur votre smartphone/tablette. Pour ce faire, allez dans “Delete Saved Form” et “Blank Forms” sélectionnez le formulaire et les soumissions à supprimer (ici “My Survey_V2”) et cliquez sur “Delete Selected”.
Attention : assurez-vous d’avoir suivi les étapes d’envoi (vérifiez que tous les formulaires sont déjà finalisés et envoyés au serveur) au préalable car sinon vous ne pourrez plus le faire.
Téléchargez votre nouveau formulaire sur le smartphone/tablette.
Vous pouvez maintenant télécharger votre nouveau formulaire en allant sur “Get Blank Form”, en sélectionnant votre nouveau formulaire et en cliquant sur “Get Selected”.
En cas de modification mineure, il s’agira du même formulaire “My survey_V2”:
En cas de changement majeur, il s’agira d’un nouveau formulaire “My survey_V3”:
Vous pouvez maintenant avoir accès à votre formulaire adapté via “Fill Blank Form”.
En cas de modification mineure, il s’agira du même formulaire “My survey_V2”:
En cas de changement majeur, il s’agira d’un nouveau formulaire “My survey_V3”:
Attention : À ce stade, si vous êtes toujours en mesure de voir l’ancien formulaire, cela signifie que vous n’avez pas suivi correctement l’étape de déploiement.