9.2.2 Excel

TABLE DES MATIÈRES

• Importer dans Excel vos données téléchargées au format csv depuis votre plateforme de collecte
• Ajouter des images d’enquête depuis votre plateforme de collecte dans un fichier Excel
  • Télécharger les données collectées
  • Définir l’URL des images
• Boîte à outils Excel

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Importer dans Excel vos données téléchargées au format csv depuis votre plateforme de collecte

Lors du téléchargement de données issues de votre plateforme de collecte de données sur mobile (dans ce tutoriel, nous prenons KoBoToolbox comme exemple) au format csv pour l’analyse des données, il est important d’importer correctement les données dans Excel au lieu de simplement double-cliquer sur le fichier csv afin de s’assurer, par exemple, que les caractères non latins sont correctement reconnus et ne sont pas transformés en symboles tronqués. Ceci peut être fait en suivant les étapes suivantes :

• Dans Excel, aller dans l’onglet “Données”, puis “Depuis le Texte”

  

• Sélectionner dans la fenêtre le dossier tout juste téléchargé au format csv

• Sélectionner le codage approprié dans la liste – cela devrait être UTF-8 et cocher la case “Mes données ont des en-têtes” :

  *

• Dans l’onglet “Séparateur”, sélectionner celui qui convient (qui devrait être “virgule”). L’utilisateur saura qu’il a sélectionné le bon séparateur lorsque des colonnes sont créées pour chaque colonne de données, comme ci-dessous :

  

  Attention: Les caractères utilisés dans le fichier csv pour séparer les différentes “colonnes” peuvent varier selon les réglages de l’ordinateur. Dans le cas où un autre caractère est utilisé à la place de la virgule, essayer les autres options jusqu’à ce que l’écran affiche des colonnes correctement séparées, comme dans l’image ci-dessus.

• Pour chaque colonne qui contient une DATE, sélectionner la colonne (elle deviendra noire). Ensuite, sélectionner “date” et assurez-vous de préciser le bon ordre (qui devrait être MJA pour “Mois-Jour-Année”)

  

  • L’utilisateur de Excel saura que la bonne option a été utilisé, car les données correctement formatées en tant que date dans Excel sont alignées à droite, tandis que le texte normal (qui ressemble à une date mais que Excel considère simplement comme du texte) est aligné à gauche :

  

  • Si cette action n’a pas été correctement exécutée, les données seront alignées à droite :

  

• Répéter cette action pour les autres colonnes comportant une date. N’oublier aucune colonne avec une date.
• À la fin, cliquer sur “terminer”.

Ajouter des images d’enquête depuis votre plateforme de collecte dans un fichier Excel

Travailler avec la collecte de données signifie avoir à traiter parfois avec des images. Dans ce tutoriel, nous utilisons KoBoToolbox. L’utilisation de KoBoToolbox comme outil peut être un peu délicate. En effet, vous devrez exporter les données “texte” et les images séparément. Les images seront réparties dans des dossiers où un dossier correspond à une image. Ce sera également à vous de trouver à quelle soumission l’image est liée en regardant l’UUID (l’identifiant unique) et le nom du dossier. Néanmoins, il existe un moyen d’insérer des images dans vos fichiers de données qui est expliqué dans ce tutoriel. Cela permet d’afficher les images à côté d’autres données textuelles et donc de lier plus facilement les images aux soumissions.

Télécharger les données collectées

• Vous devez d’abord télécharger les réponses aux questions dans un XLSForm. N’oubliez pas les données multimédias comme ci-dessous.

  

• Vous devez choisir “Media Attachments (zip)” dans “Select export type”.
• Sachez que vous devez les stocker dans un endroit qui ne changera pas avec le temps. Sinon, vous devrez répéter le processus de ce tutoriel.

• Les fichiers du multimédia sont dans un dossier compressé, vous devez les extraire ou vous aurez un problème avec les localisations des fichiers. “Les images qui sont collectées dans une enquête KoBoToolbox sont enregistrées dans des fichiers séparés dont le nom correspond à l’UUID (l’identifiant unique) du formulaire auquel elles sont liées. L’UUID d’un formulaire est écrit dans la colonne _uuid du XLSForm.” Vous devez identifier dans votre ordinateur l’emplacement des fichiers sur votre ordinateur :

  

Vous devez identifier dans le XLSForm :

• Les cellules correspondantes de “_uuid” (identifiant unique).

  

• Cellules correspondantes qui contiennent le nom des photos : (Ici: “FD: Please take a picture of the latrine”)

  

Définir l’URL des images

• Créez une nouvelle colonne appelée “URL” et utilisez cette formule : =CONCATENATE(“[Files’ locations]”;[cell containing _uuid];”";[cell containing the name of the picture]) Où dans notre exemple :
  • TI2 : cellule contenant _uuid
  • FD: cellule contenant le nom de l’image
  • Photokobo: nom du dossier contenant les photos Donc ici la formule sera : =CONCATENATE(“C:\Users[nom d’utilisateur]\Documents\photokobo";TI2;”";FD2) *Faites attention aux “ et *. Afin de vérifier le résultat de la formule, il est possible de la copier et de la coller dans l’explorateur Windows. Si cela est fait correctement, l’image de la signature correspondante devrait s’ouvrir.

  

  Avertissement :{: .text-orange} C’est là que ça devient technique

• Créez une nouvelle colonne appelée “Image” à droite de la colonne “URL”. La position est importante.
• Ouvrez Visual Basic for applications (VBA) pour utiliser un code permettant d’insérer des images dans Excel : appuyez sur ALT + F11
• Cliquez sur Insérez -> Module: et saisissez le code suivant :
  View PDF
• Vous devez modifier les caractères en rouge dans le code:
  • TM2 : TM175 => correspondent à la plage de cellules qui contient les adresses URL pour extraire les images
  • TM2 => correspondent à la première cellule de la plage de cellules qui contient les adresses URL pour extraire les images. Si nécessaire, il est également possible d’adapter la largeur et la hauteur des images en fonction du format original de l’image et de la taille de la cellule.

  

• Appuyez sur F5 pour exécuter le code : les images vont apparaître dans Excel dans la colonne “Image”. Vous pouvez modifier la hauteur des lignes en fonction des images que vous allez insérer.

  

Il n’existe pas beaucoup de solutions :

• Envoyez les fichiers de données et les photos séparément et dites aux personnes à qui vous les envoyez de refaire le processus expliqué ici.
• Sauvegarder le document en pdf. Attention, selon la longueur du tableau de données, il est possible que toutes les lignes n’apparaissent pas, vous devez adapter le document.
• Imprimer le document. Comme pour le pdf, vous pouvez avoir un problème avec la taille du tableau de données.

Boîte à outils Excel

Pour aller plus loin, consultez la Boîte à outils Excel.