9.2.4 Google Sheets

TABLE DES MATIÈRES

• Installation
• Authentification
• Importation des données
• Exemple de Tableau Croisé Dynamique sur Google Sheets

Lier votre compte KoBoToolbox à une feuille de calcul Google Sheets est un moyen très pratique de partager les données recueillies pendant une enquête. Donner accès à une feuille de calcul Google Sheets partagé permettra à plus de personnes de lire et de travailler avec votre jeu de données KoBoToolbox sans donner un accès direct à votre compte KoBoToolbox.

Cela offre également la possibilité d’effectuer des analyses avancées non disponibles dans KoboToolbox avec les dernières données collectées, comme la production de tableaux croisés dynamiques, la compilation des données de différentes enquêtes dans une seule feuille de calcul Google Sheets.

Même si cela fonctionne avec la plupart des types de données, il peut y avoir des cas où un support supplémentaire est nécessaire.

Installation

Pour partager/exporter des données de votre base de données KoBoToolbox vers un tableur Google Sheets, vous devrez créer un compte Google (si vous n’en avez pas encore un), puis :

1. Aller sur Google Drive

2. Cliquez sur “Mon Drive” puis “Google Sheets” et “Feuille de calcul vierge”

   

3. La feuille de calcul vierge s’ouvre automatiquement. Renommez-la (par exemple Kobo_Google). Des espaces ou des underscores (« _ ») peuvent être utilisés. Évitez tout autre caractère spécial.

   

4. Sélectionnez le menu “Outils” et cliquez sur “<> Editeur de script”.

   

5. Plusieurs scripts sont nécessaires pour que l’opération fonctionne. Vous pouvez les télécharger en cliquant sur le lien suivant. Les scripts se trouvent dans les dossiers “demo” et “src” mais il est recommandé de tout télécharger (Download zip) en cliquant sur “Clone or download” :

   

   Dans le cas où vous ne pourriez pas accéder au lien ci-dessus, voici le dossier zippé (à la version du 20 mai 2019, les fichiers peuvent évoluer dans le temps):

   

   Décompressez le dossier pour avoir accès aux fichiers

6. Dans la page Editeur de scripts de votre tableur Google vierge, vous devrez ajouter tous les scripts du package. Pour ce faire, vous devez d’abord créer de Nouveaux fichiers scripts et coller le contenu des scripts téléchargés dans les scripts nouvellement créés. Voici les étapes plus en détail : Fichier > Nouveau > Fichier script

   

7. Nommez chaque fichier script avec les noms utilisés dans le package (par exemple KoboToolbox.gs, Main.gs, etc.). Conservez la même orthographe et la même casse de lettre (y compris l’extension).

   

8. Si vous n’en avez pas, téléchargez et installez un logiciel pour lire les fichiers .gs (par exemple Notepad+++).
9. Ouvrez chaque fichier du package et copiez-collez tout son code dans le script créé dans la Google Sheets (par exemple, le code “Code.gs” du package doit être copié et collé dans le nouveau script “Code.gs” que vous avez créé dans l’éditeur de script, etc.).
10. La même opération doit être effectuée avec les deux fichiers html : Fichier > Nouveau > Fichier Html, nommez-les de la même manière en incluant l’extension (ex : “UploadForm.html”), puis copiez-collez le code respectif des deux fichiers html du package.

Authentification

Il y a deux méthodes de travail pour que la feuille de calcul Google soit authentifiée lors de l’accès au compte KoBoToolbox :

1. L’authentification de base : le script nécessite le nom d’utilisateur et le mot de passe du compte KoBoToolbox
2. L’authentification par token : le script nécessitera la valeur du token correspondant à votre compte. *Une troisième méthode est l’authentification OAuth2, mais elle est encore en développement.

Pour éviter d’afficher votre nom d’utilisateur et votre mot de passe dans le script, il est recommandé d’utiliser l’authentification par token:

1. Ouvrez le script “Code.gs” de votre projet Google
2. Par défaut, l’authentification par token est activée dans le script (les lignes ne doivent pas être grisées/orangées).

3. Modifiez l’URL de base qui est utilisé pour les organisations humanitaires : baseUrl: ‘https://kobo.humanitarianresponse.info’{target=”_blank”}

   

4. Trouvez la valeur de votre token d’authentification en entrant l’URL suivante dans votre navigateur : https://kobo.humanitarianresponse.info/your_kobo_username/api-token Attention : Votre compte Kobo doit être ouvert avant de demander le Token

   

5. Copiez le token de l’API, puis collez-le dans la valeur du paramètre de configuration de l’authentification par token dans le script Code.gs :

   

6. Enregistrez tous les changements (Fichier > Enregistrer tout) et fermez la fenêtre.

   

Importation des données

Une fois que tous les scripts ont été préparés selon la procédure, vous pouvez importer les données de votre base de données KoBoToolbox :

1. Rechargez la feuille Google pour vous assurer que les scripts et les modifications sont chargés.

   Assurez-vous que la feuille est vide. Vous pouvez également ajouter une nouvelle feuille blanche avec le symbole “+” au bas de la feuille de calcul

   Un nouveau menu devrait apparaître : “KoboToolbox” (cela peut prendre un peu de temps):

   

2. Sélectionnez ce nouveau menu et cliquez sur “Import KoboToolbox into Sheet”. Lorsque vous exécutez ce script pour la première fois, Google vous demandera l’autorisation d’accéder à vos données de tableur. Ensuite, le script ouvrira la fenêtre suivante :

   

3. Sélectionnez l’enquête KoBoToolbox que vous souhaitez importer (cochez la case) ainsi que la google sheet où vous souhaitez importer les données et cliquez sur “Import Survey Data”

Exemple de Tableau Croisé Dynamique sur Google Sheets

Une fois le lien Google Sheet avec KoBoToolbox est opérationnel, les données collectées sont accessibles à d’autres utilisateurs en fonction de l’autorisation donnée par le propriétaire du compte Google (visualisation, modification, commentaire).

En plus de cela, d’autres fonctions typiques de Google Sheets sont disponibles pour gérer l’ensemble de données.

La fonction de tableau croisé dynamique permet de visualiser les données d’une certaine manière, en les regroupant et en les résumant selon vos besoins. Des graphiques peuvent également être produits sur la base du tableau croisé :

![image info](../../../assets/images/toolbox7/9_analysing_mdc/9_2_tool_focus/9_2_4_google_sheet_pivot_table.jpg){:height="60%" width="70%"}
{: .text-center}

Voici les quelques étapes pour utiliser cette fonction dans Google Sheets :

1. Ouvrez votre feuille Google Sheets
2. Importer les données depuis KoBoToolbox (voir chapitre précédent) : KoboToolbox > Import KoboToolbox Data into Sheet

3. Sélectionnez le menu “Données” et cliquez sur “Tableau croisé dynamique…”

   

4. Si vous n’avez pas sélectionné vos données avant de cliquer sur “Tableau croisé dynamique…”, Google vous demandera quelles données vous souhaitez inclure.

5. Une nouvelle feuille apparaîtra alors automatiquement en bas de votre tableur.

   

6. Sélectionnez les données à mettre dans les lignes, colonnes, valeurs et/ou filtres à l’aide de l’éditeur de tableau croisé :